Satınalma Performans Metrikleri

Satınalma performans ölçütleri veya metrikleri; mal ve hizmet satın alımlarıyla ilgili tüm yönleri ölçülebilir kılan değerlerdir. Performans göstergeleri, satınalma departmanının satınalma işlemlerinin miktarını, kalitesini, maliyetlerini, zamanlamasını ve tedariğini kontrol etmesini ve optimize etmesini sağlar.

Uyumluluk Oranı (Compliance Rate)

Tedarikçileriniz gereksinimlerinizi karşılayabiliyor mu?

Uyumluluk oranı, tüm süreçlere rehberlik ve içgörü sağlamada önemli bir bileşendir ve tedarikçilerinizle daha iyi ilişkiler kurarak yoluyla maliyet tasarrufu yapmanızı sağlar.

Tedarikçinin iş gereksinimlerine uygunluğunu değerlendirmeye yardımcı olur. Tüm tedarik fonksiyonu, tedarikçi ve şirket arasındaki temel anlaşma üzerine inşa edilmiştir. Bu anlaşma, teslimat süresi, özel indirim teklifleri, gecikme veya sorun durumunda maksimum tepki süresi, ödeme modu vb. gibi koşulları kapsar. Uyumluluk oranı KPI'sindeki bir düşüş, dolaylı tedarik veya başına buyruk harcamalarda artışa neden olur.

Tedarikçi ilişkilerine ilişkin öngörüler sağlar ve tedarikçilerle müzakereler yoluyla maliyetlerden tasarruf edilmesine yardımcı olur. Bu KPI'ya katkıda bulunan metrikler, ihtilaflı faturaların o tedarikçi için toplam faturalara oranı ve ödenen fiyat ile teklif edilen fiyat arasındaki farktır. Sertifikalı tedarikçilerle çalışmak, süreçleri ve çalışma metodolojilerini daha iyi anladıkları için uyumluluk metriğini önemli ölçüde iyileştirir.

Performans Göstergeleri

Milyonlarca tedarikçi veya kullanıcı ile dünya çapında faaliyet göstermeyen ortalama bir şirket için genel olarak yüzde elli uyumluluğa ulaşmak iyi bir hedeftir.

Satınalma Siparişi Döngü Süresi (Purchase Order Cycle Time)

Acil siparişlerinizi kime vereceğinizi bilin

Satınalma siparişi döngü süresi, bir satınalma talebinin gönderildiği andan bir tedarikçiye veya yükleniciye devredildiği ana kadar geçen süredir. Tüm satınalma siparişi döngüsü bu KPI kapsamındadır.

Sipariş oluşturma, onaylama, teslimat, fatura oluşturma ve ödeme, satınalma siparişi döngüsündeki adımlardır. PO (Purchase Order) döngü süresi saatlerden günlere kadar değişebilir. Acil siparişlere yanıt veren tedarikçiler bu metriğin değerinden belirlenebilir. Döngü süresinin değerine bağlı olarak, tedarikçiler çeşitli kategorilere ayrılabilir.

Örneğin, PO döngü süresi 4 gün veya daha kısa olan tedarikçiler kısa, 5 ila 8 gün arasında değişen döngü süresi orta, 8 günün üzerindeki döngü süresi uzun olarak sınıflandırılabilir.

Kısa bir PO döngü süresi olan bir satıcıya acil bir sipariş verilebilir. Tedarik işlevinin genel maliyeti ve üretkenliği ile personel üretkenliği, PO döngü süresi azaltılarak iyileştirilebilir.

Satınalma siparişi, alıcı ile satıcı arasında malzemeyi satınalmak için kullanılan bir süreçtir. Ürün veya hizmetin fiyatı, şartları, koşulları ve ek yükümlülükleri bilhassa tanımlanmalıdır. Hazırlanacak olan sipariş formunda tüm detaylar bulunmalı, tarih ve imza yerleri içermelidir.

Satınalma siparişleri için hazırlanan form, genellikle faks, e-posta veya diğer elektronik yollarla teslim edilmelidir. Bazı durumlarda teslimat şekli faturada belirtilmelidir. Aynı zamanda acil siparişlerinizi hangi tedarikçiden alacağınız çok önemlidir.

Performans Göstergeleri

Döngü sürenizi kısaltmak, diğer önemli faaliyetlerin geri dönüşünü artırabilir ve personel verimliliğini ve tedarik işlevinin toplam maliyetini artırabilir.

Teslim Süresi (Lead Time)

Bir siparişi yerine getirmek için toplam süreyi ölçün

Teslim Süresi Metriği, bir satınalma eyleminin başlatılması ile üretim modelinin bu eylem sonucunda satınalınan tedarik sistemine alınması arasındaki süreyi ölçer. Başka bir deyişle, bir işlemin başlatılması ve yürütülmesi arasındaki gecikmedir.

Üretim sağlama süresi ve idari sağlama süresinden oluşur. Örneğin, bir siparişin yerleştirilmesi ile baskılı devre kartlarının bir üreticiden teslim edilmesi arasındaki teslim süresi 2 haftadan 3 aya veya bazen daha fazla olabilir.

Teslim süresi, siparişin onaylanmasıyla döngü süresi sona ererken, talep yapıldığında son teslim ve teste kadar başladığı için satınalma siparişi çevrim süresinden farklıdır. Teslim süresinin altında kalması gereken hedef gün miktarını belirleyin; zaman içinde tekrar tekrar başarısız olduğunu görürseniz, önlemler alınmalıdır.

• Üretim modelinin satın alınması, mal/hizmetin satın alınmasına başlanmasının nihai sonucudur.

• Teslim süresi, sürecin başlatılması ve tamamlanması arasındaki gecikmenin bir ölçüsüdür.

• Satıcı veya tedarikçi teslim süresi, bir satınalma siparişinin alınması ile siparişin gönderildiği ana kadar geçen süredir.

• Her ikisi de farklı zaman dilimlerine atıfta bulunduğundan, teslim süresi PO(Purchase Order) döngü süresi ile karıştırılmamalıdır.

• Teslim süresi, talep yapıldığında başlar ve nihai teslimat ve testten sonra sona erer; PO çevrim süresi, talep başlangıcında başlar ve sipariş onaylandığında sona erer.

• Teslim süresi, üretim sağlama süresi ile idari teslim süresinin toplamıdır.

Performans Göstergeleri

Buradaki fikir, iyi bir kalite seviyesini korurken teslim süresini olabildiğince azaltmaktır.

Acil Alım Oranı (Emergency Purchase Ratio)

Acil alımlarınızı takip edin

Acil satınalma oranı, planlanmamış siparişlere odaklanan bir satınalma Kpi'sidir. Bu siparişler genellikle ürün kıtlığı göstergesi olduğunda yapılır ve belirli bir süre boyunca ölçülür ve acil alımlar ile toplam alımlar arasında yüzde olarak ifade edilir.

Meydana gelen acil durumlarla ilgili ek ayrıntılar üç aylık proje ortalamasını da etkileyebilir. Özünde, bu metrik daha düşükse, kuruluşun diğer önemli etkilerin yanı sıra maliyet tasarrufu yapma, planlama süreçlerini iyileştirme ve tedarik risklerini azaltma şansı vardır.

Bu göstergeler, sonuç olarak, planlamanızın ne kadar etkili olduğunu ve gelecekteki stratejileri ayarlamanız gerekip gerekmediğini size gösterecektir.

Bir işletmenin geçici talepleri olması normaldir, ancak çok sayıda planlanmamış satın almanın olması, tedarik stratejisine kötü bir şekilde yansımaktadır. Acil alım oranı, planlanmamış siparişlere ışık tutan bir KPI'dır. Acil durum alımları genellikle işletme, ürün veya hizmet sıkıntısı ön gördüğünde yapılır.

Acil durum alım işlemleri genellikle daha yüksek satın alma oranlarıyla yapılır, bu nedenle acil alım oranı ne kadar düşükse iş verimliliği o kadar iyidir.

• Düşük bir acil durum satınalma oranına sahip olmak, işletmelere şu konularda yardımcı olur

• Maliyetlerden tasarruf edin

• Tedarik planlarını kolaylaştırın

• Malların sürekliliğini (bulunabilirliğini) sağlamak

• Tedarik risklerini en aza indirin

Bu ölçü, tedarik stratejisinin etkinliğinin bir yansıması ve gelecekteki stratejilerin planlanması için bir rehberdir. Acil alım oranını düşük tutmaya yönelik çabalar, işletmelerin ürün portföyündeki süreç darboğazlarını ve ürün eksikliklerini önlemelerine yardımcı olacaktır.

Performans Göstergeleri

Amaç, ürün portföyünüzdeki darboğazları ve kıtlığı önlemek için oranı mümkün olduğunca düşük tutmaktır.

Satınalma Siparişinin Maliyeti (Cost of Purchase Order)

Satınalımlardan kaynaklanan iç maliyetlerinizi kontrol edin

Tanım ve uygulama farklılık gösterdiğinden satınalma siparişinin maliyeti tartışmalı tedarik Kpi'larından biridir. Teorik olarak, bu metrik, satınalma işleminden fatura kapanışına kadar bir siparişin işlenmesinin ortalama maliyetlerini temsil eder.

Dolayısıyla, bu metriği ölçerken, dikkate almaya karar verdiğiniz şeye gelir: doğrudan veya dolaylı olarak ilgili personel tarafından ne kadar sürdüğüne bağlı olarak bir satınalma siparişinin işlenmesinin ortalama maliyeti nedir.

Satınalma siparişi maliyeti KPI'sının tanımı ve uygulaması her işletmede farklılık gösterebilir. Satınalma siparişinin maliyetinin geniş bir tanımı, satın alma, oluşturma ve fatura kapatmaya kadar bir sipariş satın almanın ortalama maliyetidir. Pratik olarak konuşursak, bu KPI'nın ölçümü birkaç değişkenin izlenmesini içerir.

Her işletme, satınalma siparişinin maliyetini belirleyen farklı bir değişken listesi ile gelir. Bazıları doğrudan ve dolaylı maliyetleri dikkate alırken, diğerleri yalnızca doğrudan maliyetleri ve her siparişin aldığı süreyi dikkate alabilir. Satınalma siparişi maliyeti metriğini izlemenin özünü anlamak önemlidir; bu, satınalma ömrü döngüsünün verimliliğini artırmak ve hataları ve maliyetleri minimumda tutmaktır. Bu KPI'yi ölçmenin amacı anlaşıldıktan sonra, işletmeler bunu ölçmek için dikkate alınması gereken değişkenlere karar verebilir.

Performans Göstergeleri

Buradaki fikir, hataları önlemek ve maliyetleri düşürmek için satınalma-ödeme döngüsünün verimliliğini arttırmaktır.