Satınalma Planlama Metrikleri

Günümüzde, satınalma faaliyetleri –en azından şirketler için- bu kadar basite indirgenecek faaliyetler değildir. Özellikle, firmalarını/işletmelerini büyüme yolunda ilerleyen ve bunlara yönelik stratejik hamleler gerçekleştiren kimseler, ciddi operasyonların yürütücüleridir.

Satınalma departmanları veya satınalma yöneticileri, gerek firmanın bünyesine katılacak diğer işletmelerin/şirketlerin satın alınmasında gerekse diğer satın alma operasyonlarının yürütülmesinde en etkili isimler olarak öne çıkarlar. Verilen her karar, satın almayı ya başarıya ulaştıracak ya da istenmeyen sonuçlar doğuracaktır. Bir satın alma yöneticisinin başarıya ulaşabilmesi için ipuçlarını yakalaması ve onları doğru bir şekilde kullanması gerekir.

Satınalma Siparişi Döngü Süresi (Purchase Order Cycle Time)

Acil siparişlerinizi kime vereceğinizi bilin

Satınalma siparişi döngü süresi, bir satınalma talebinin gönderildiği andan bir tedarikçiye veya yükleniciye devredildiği ana kadar geçen süredir. Tüm satınalma siparişi döngüsü bu KPI kapsamındadır.

Sipariş oluşturma, onaylama, teslimat, fatura oluşturma ve ödeme, satınalma siparişi döngüsündeki adımlardır. PO (Purchase Order) döngü süresi saatlerden günlere kadar değişebilir. Acil siparişlere yanıt veren tedarikçiler bu metriğin değerinden belirlenebilir. Döngü süresinin değerine bağlı olarak, tedarikçiler çeşitli kategorilere ayrılabilir.

Örneğin, PO döngü süresi 4 gün veya daha kısa olan tedarikçiler kısa, 5 ila 8 gün arasında değişen döngü süresi orta, 8 günün üzerindeki döngü süresi uzun olarak sınıflandırılabilir.

Kısa bir PO döngü süresi olan bir satıcıya acil bir sipariş verilebilir. Tedarik işlevinin genel maliyeti ve üretkenliği ile personel üretkenliği, PO döngü süresi azaltılarak iyileştirilebilir.

Satınalma siparişi, alıcı ile satıcı arasında malzemeyi satınalmak için kullanılan bir süreçtir. Ürün veya hizmetin fiyatı, şartları, koşulları ve ek yükümlülükleri bilhassa tanımlanmalıdır. Hazırlanacak olan sipariş formunda tüm detaylar bulunmalı, tarih ve imza yerleri içermelidir.

Satınalma siparişleri için hazırlanan form, genellikle faks, e-posta veya diğer elektronik yollarla teslim edilmelidir. Bazı durumlarda teslimat şekli faturada belirtilmelidir. Aynı zamanda acil siparişlerinizi hangi tedarikçiden alacağınız çok önemlidir.

Performans Göstergeleri

Döngü sürenizi kısaltmak, diğer önemli faaliyetlerin geri dönüşünü artırabilir ve personel verimliliğini ve tedarik işlevinin toplam maliyetini artırabilir.

Satıcı Reddetme Oranı ve Maliyetler (Vendor Rejection Rate & Costs)

Kalite yönetim stratejilerinizi inceleyin

İşletmenizin sürdürülebilir gelişimini sağlamak için ret oranı ve maliyetler gibi satıcı performans ölçütleri düzenli olarak izlenmelidir. İkisi arasındaki bağlılaşım, her iki önlemde de artış gibi daha ciddi sorunlar olup olmadığını ve alıcının kısa bir süre içinde yeni mal veya hasar talep edip edemeyeceğini size bildirir.

Burada iletişim, daha fazla darboğazdan kaçınmak için de önemlidir. Muhtemel tazminat davaları veya teminatlara karşı talepler nedeniyle gelecekteki ilişkinin zarar görmemesini sağlamak için ortak zeminler bulmak ve olası çözümleri müzakere etmeye çalışmak önemlidir.

Reddedilme oranı ve maliyetler gibi satıcı performansı KPI'ları, dahili kalite yönetimi stratejisine ilişkin eyleme geçirilebilir bilgiler sunar. Bu KPI'ların sürekli takibi, sürdürülebilir iş büyümesi için esastır. Satıcı reddi ve satıcı maliyet metriklerini ilişkilendirmek, hem önlemlerdeki artışın nedenini hem de kısa süre içinde hasarlı mallar için yenisini arama olasılığını analiz etmeye yardımcı olur.

Bu iki ölçümden herhangi birinde ciddi bir artış, alıcının hemen harekete geçmesini gerektirir. Alıcı ve tedarikçi arasındaki kesintisiz iletişim, darboğazlardan kaçınmak ve sağlıklı satıcı ilişkileri sağlamak için çözümler üzerinde pazarlık yapmak için çok önemlidir.

Satıcı reddini ve maliyet ölçümlerini düzenli olarak izlemek, zararlar veya garanti talepleri için istenmeyen davalardan kaçınmaya yardımcı olur. Sorunların nedeni ve gelecekte bunlardan kaçınmanın yolları, bu KPI'lar izlendiğinde ortaya çıkarılabilir.

Performans Göstergeleri

Bu sorunlara neyin neden olduğunu ve gelecekte nasıl iyileştirebileceğinizi belirlemek için reddetme oranını ve satıcı maliyetlerinizi inceleyin.

Acil Alım Oranı (Emergency Purchase Ratio)

Acil alımlarınızı takip edin

Acil satınalma oranı, planlanmamış siparişlere odaklanan bir satınalma Kpi'sidir. Bu siparişler genellikle ürün kıtlığı göstergesi olduğunda yapılır ve belirli bir süre boyunca ölçülür ve acil alımlar ile toplam alımlar arasında yüzde olarak ifade edilir.

Meydana gelen acil durumlarla ilgili ek ayrıntılar üç aylık proje ortalamasını da etkileyebilir. Özünde, bu metrik daha düşükse, kuruluşun diğer önemli etkilerin yanı sıra maliyet tasarrufu yapma, planlama süreçlerini iyileştirme ve tedarik risklerini azaltma şansı vardır.

Bu göstergeler, sonuç olarak, planlamanızın ne kadar etkili olduğunu ve gelecekteki stratejileri ayarlamanız gerekip gerekmediğini size gösterecektir.

Bir işletmenin geçici talepleri olması normaldir, ancak çok sayıda planlanmamış satın almanın olması, tedarik stratejisine kötü bir şekilde yansımaktadır. Acil alım oranı, planlanmamış siparişlere ışık tutan bir KPI'dır. Acil durum alımları genellikle işletme, ürün veya hizmet sıkıntısı ön gördüğünde yapılır.

Acil durum alım işlemleri genellikle daha yüksek satın alma oranlarıyla yapılır, bu nedenle acil alım oranı ne kadar düşükse iş verimliliği o kadar iyidir.

• Düşük bir acil durum satınalma oranına sahip olmak, işletmelere şu konularda yardımcı olur

• Maliyetlerden tasarruf edin

• Tedarik planlarını kolaylaştırın

• Malların sürekliliğini (bulunabilirliğini) sağlamak

• Tedarik risklerini en aza indirin

Bu ölçü, tedarik stratejisinin etkinliğinin bir yansıması ve gelecekteki stratejilerin planlanması için bir rehberdir. Acil alım oranını düşük tutmaya yönelik çabalar, işletmelerin ürün portföyündeki süreç darboğazlarını ve ürün eksikliklerini önlemelerine yardımcı olacaktır.

Performans Göstergeleri

Amaç, ürün portföyünüzdeki darboğazları ve kıtlığı önlemek için oranı mümkün olduğunca düşük tutmaktır.

Satınalma Siparişinin Maliyeti (Cost of Purchase Order)

Satınalımlardan kaynaklanan iç maliyetlerinizi kontrol edin

Tanım ve uygulama farklılık gösterdiğinden satınalma siparişinin maliyeti tartışmalı tedarik Kpi'larından biridir. Teorik olarak, bu metrik, satınalma işleminden fatura kapanışına kadar bir siparişin işlenmesinin ortalama maliyetlerini temsil eder.

Dolayısıyla, bu metriği ölçerken, dikkate almaya karar verdiğiniz şeye gelir: doğrudan veya dolaylı olarak ilgili personel tarafından ne kadar sürdüğüne bağlı olarak bir satınalma siparişinin işlenmesinin ortalama maliyeti nedir.

Satınalma siparişi maliyeti KPI'sının tanımı ve uygulaması her işletmede farklılık gösterebilir. Satınalma siparişinin maliyetinin geniş bir tanımı, satın alma, oluşturma ve fatura kapatmaya kadar bir sipariş satın almanın ortalama maliyetidir. Pratik olarak konuşursak, bu KPI'nın ölçümü birkaç değişkenin izlenmesini içerir.

Her işletme, satınalma siparişinin maliyetini belirleyen farklı bir değişken listesi ile gelir. Bazıları doğrudan ve dolaylı maliyetleri dikkate alırken, diğerleri yalnızca doğrudan maliyetleri ve her siparişin aldığı süreyi dikkate alabilir. Satınalma siparişi maliyeti metriğini izlemenin özünü anlamak önemlidir; bu, satınalma ömrü döngüsünün verimliliğini artırmak ve hataları ve maliyetleri minimumda tutmaktır. Bu KPI'yi ölçmenin amacı anlaşıldıktan sonra, işletmeler bunu ölçmek için dikkate alınması gereken değişkenlere karar verebilir.

Performans Göstergeleri

Buradaki fikir, hataları önlemek ve maliyetleri düşürmek için satınalma-ödeme döngüsünün verimliliğini arttırmaktır.

Tedarik ROI (Tedarik Yatırım Getirisi)

Yatırımlarınızın karlılığını belirleyin

Tedarik yatırım getirisi, tedarik yatırımının maliyet etkinliğini ve karlılığını belirleyen en önemli metriklerden biridir. Bu metrik, tedarik fonksiyonunun dahili analizi için değerlidir. Önemli bir KPI olmasına rağmen, satınalma işlevi performansının tam resmini elde etmek için satın alma yatırım getirisi tek başına düşünülemez. Performansın tam resmini elde etmek için diğer KPI'larla ilişkilendirilmelidir. Bu metrik, maliyetten kaçınma metriğini dikkate almaz. Dahili yatırımların 10 katı satın alma ROI hedefini belirlemek iyi bir satınalma stratejisidir.

Tedarik ROI'sini hesaplamak için, yıllık maliyet tasarruflarını yıllık dahili tedarik maliyetine bölmeniz ve bunu bir oran olarak ifade etmeniz gerekir. Bu iyi bir tek metriktir, ancak elbette daha geniş “tedarik puan kartı” için konuşmaz ve maliyetten kaçınmayı içermez. Ayrıca, satın alma yatırımları çok düşükse, esas olarak zor maliyet tasarruflarını ölçme olasılığınız daha yüksektir.

Her işletmenin performansı değerlendirmek için kullandığı tedarik temel performans göstergelerinin listesi, işletmenin büyüklüğüne ve türüne göre değişebilir. Tedarikten ödemeye (P2P) takibi, katma değer ve maliyet tasarrufu için büyük bir potansiyel sunar. P2P döngüsü, hammadde satın almaktan saklama hizmetleri, ofis malzemeleri ve kamu hizmetleri gibi mal/hizmet elde etmeye kadar olan görevleri kapsar. P2P KPI'larını izlemek, tedarik ve borç hesapları süreçlerinde verimlilik artışı ve maliyet tasarrufu sağlar.

Performans Göstergeleri

Tedarik ROI'si büyük bir geri ödemeye sahip olmalıdır ve bunu tedarik departmanı için dahili yatırımlardan 10 kat daha fazla ayarlamak iyi bir hedeftir.

Fatura ve Satınalma Sipariş Numarası Başına Maliyet (Cost per invoice and PO)

Maliyet Tasarruflu KPI'lar: Tasarruf alın

Bu tedarik KPI'sı, sipariş oluşturmadan fatura kapatmaya kadar bir siparişi işlemenin ortalama maliyetini temsil eder.

Satınalma siparişi başına maliyet, çeşitli faktörlere bağlı olarak değişir ve bir kuruluştan diğerine farklılık gösterir. Örneğin, faturaları işlemek için manuel yöntemler kullanan bir şirket, otomatik prosedürleri kullanan bir şirketten daha yüksek işleme maliyetine sahip olabilir.

Fatura ve satınalma siparişi başına harcanan maliyet, bu hesaplamaya dahil edilen faktörlere bağlı olarak bir kuruluştan diğerine değişebilir. Manuel bir yaklaşımı izleyen bir kuruluş, otomatik bir süreç kullanan diğer kuruluşlarla karşılaştırıldığında daha yüksek işlem maliyetlerine sahip olacaktır.

Performans Göstergeleri

Fatura ve satınalma siparişlerinizin kalitesini değerlendiren bir sistem kurun. Net hedefler belirleyin ve satın almalarınızın performansını ayrıntılı olarak izleyin.

Fiyat Rekabeti (Price Competitiveness)

Rekabet gücünüzü arttırın

Satıcılar arasında çok az veya hiç rekabet olmaması, birkaç tedarikçinin tekelden hoşlandığı bir yere yol açabilir. Bu, uzun vadede kaliteyi düşürebilir. Burada vurgu, alıcıya belirgin bir rekabet avantajı sunan kısa listedeki satıcılara verilir.

Fiyat rekabet gücü, ödenen fiyat ile Beroe Inc. gibi tedarik piyasası akıllı sitelerinde listelenen yayınlanmış piyasa fiyatları karşılaştırılarak ölçülebilir.

Ayrıca satın alma liderlerine, PO döngü süresi, acil durum satın alma oranı ve yıllık satın alma tasarruflarının yıllık satın alma maliyetlerine oranı gibi temel ölçütleri gösteren özel raporlar oluşturma olanağı sağlar.

Performans Göstergeleri

Piyasadaki en ucuz konumlandırma, çoğu rakibin toplantığı ortalama konumlandırma ve lüks markaların toplandığı en yüksek fiyat konumlandırması ile piyasa araştırması yapabildiğiniz bir sistem kurun. Rakiplerinize karşı nerede konumlandığınızı belirleyin.