Kontrolsüz harcamaları (Maverick Spend) başlamadan bitirin. Gerçek zamanlı bütçe metrikleri ile satınalma ekibinizi şirketin finansal kalkanı yapın.
TL;DR: Ay sonu gelen sürpriz bütçe aşımları ve muhasebe departmanıyla yaşanan krizler, satınalma ekibinizin yetersizliğinden değil görünürlük eksikliğinden kaynaklanır. Gerçek zamanlı bütçe metrikleri, şirketin harcamalarını daha talep aşamasındayken (proaktif olarak) kontrol etmenizi sağlar.
Bu eşsiz dijital kontrol gücü, satınalma yöneticilerini toplantılarda hesap veren taraftan çıkarır. Onları, kontrolsüz harcamaları (Maverick Spend) durduran ve şirket karlılığını doğrudan koruyan vizyoner birer kalkan haline getirir.
SatınAlma Siparişleri ile Bütçe Nasıl Takip Edilir?
Bir şirkette herhangi bir kişi veya departman talep oluşturduğunda bu talep satınalma birimine gelmeden yapılması gereken en öncelikli şey oluşturulan talebin bütçede yer alıp almadığını kontrol etmektir. Burada bütçe fiyatları göz önünde bulundurulur. Her satın alma için bir bütçe ayrılmalı ve kalan kısımları kullanıma kapatılmalıdır. Peki yapılacak fiyatlamanın belirlenen bütçeden fazla çıkması durumunda ne yapılmalıdır?
Zaman ve Bütçe Alımları (Purchases In Time & Budget)
Satınalma sürenizi ve bütçenizi izleyin
Bütçenin ve zamanın takibi tedarik departmanında kritik unsurlardır. Satınalma performans ölçümlerini analiz ederken bütçeyi yönetmenin yanı sıra sağlıklı bir esneklik miktarının da göz önünde bulundurulması gerekir.
Zaman ve bütçedeki ortalama satın alma yüzdesi ortalama yüzde 81'dir. Bu da bakıldığında aslında oldukça iyi bir sonuçtur. Bu nedenle, bu metriği daha da geliştirmek ve kendi şirketinizde uygulayabilmek için, farklı seçeneklere bakmak ve değerlerin çok daha düşük olduğu alanları belirlemek mantıklı olabilir.
Tedarik yöneticisinin satınalma süresi ve bütçeleri konusunda her zaman güncellenme yapması gerekir. Satın almaların öngörülen sürede tamamlanması ve harcamanın bütçe dahilinde olması satın alma departmanı için kritik öneme sahiptir. Bu KPI'nın izlenmesi, tedarik yöneticilerinin tedarik hattındaki ve kaynak kullanımındaki boşlukları belirlemesine yardımcı olur.
Bu KPI izlenerek, satınalmaların zaman ve bütçe içindeki yüzdesi belirlenebilir. Öngörülen zaman ve bütçenin dışındaki satın almaların büyük bir yüzdesi, satın alma uzmanı için bir endişe nedenidir. Satınalma bütçesi KPI'larının neden ve nasıl karşılanmadığının analizi, uzmanın satınalma planını düzenlemesine veya gözden geçirmesine yardımcı olur.
Performans Göstergeleri
Amaç, elbette, bütçede ve zamanda kalmaktır. Hedefinize ulaşmayı başaramazsanız, daha derine inmenin ve nedenini öğrenmenin zamanı gelmiştir.
Satınalma Siparişinin Maliyeti (Cost of Purchase Order)
Satınalımlardan kaynaklanan iç maliyetlerinizi kontrol edin
Tanım ve uygulama farklılık gösterdiğinden satınalma siparişinin maliyeti tartışmalı tedarik Kpi'larından biridir. Teorik olarak, bu metrik, satınalma işleminden fatura kapanışına kadar bir siparişin işlenmesinin ortalama maliyetlerini temsil eder.
Dolayısıyla, bu metriği ölçerken, dikkate almaya karar verdiğiniz şeye gelir: doğrudan veya dolaylı olarak ilgili personel tarafından ne kadar sürdüğüne bağlı olarak bir satınalma siparişinin işlenmesinin ortalama maliyeti nedir.
Satınalma siparişi maliyeti KPI'sının tanımı ve uygulaması her işletmede farklılık gösterebilir. Satınalma siparişinin maliyetinin geniş bir tanımı, satın alma, oluşturma ve fatura kapatmaya kadar bir sipariş satın almanın ortalama maliyetidir. Pratik olarak konuşursak, bu KPI'nın ölçümü birkaç değişkenin izlenmesini içerir.
Her işletme, satınalma siparişinin maliyetini belirleyen farklı bir değişken listesi ile gelir. Bazıları doğrudan ve dolaylı maliyetleri dikkate alırken, diğerleri yalnızca doğrudan maliyetleri ve her siparişin aldığı süreyi dikkate alabilir. Satınalma siparişi maliyeti metriğini izlemenin özünü anlamak önemlidir; bu, satınalma ömrü döngüsünün verimliliğini artırmak ve hataları ve maliyetleri minimumda tutmaktır. Bu KPI'yi ölçmenin amacı anlaşıldıktan sonra, işletmeler bunu ölçmek için dikkate alınması gereken değişkenlere karar verebilir.
Performans Göstergeleri
Buradaki fikir, hataları önlemek ve maliyetleri düşürmek için satınalma-ödeme döngüsünün verimliliğini arttırmaktır.
Satınalma Maliyetlerinden Kaçınma (Procurement Cost Avoidance)
Gelecekte olası ekstra maliyetlerden kaçının
Satınalma ölçümlerimizin sonuncusu, parçaların arızalanmadan önce değiştirilmesi ve kaçınılmaz olarak diğer parçalara zarar verilmesi gibi gelecekteki potansiyel maliyetleri azaltmak için gerçekleştirilen eylemlere odaklanır. Bazen “sert” olanlara muhalefet ederek “yumuşak tasarruf” olarak adlandırılır, çünkü bunlar doğrudan ölçülebilir bir şekilde alt satırda görünmezler, ancak yine de olumlu bir etkiye sahip olabilirler.
Kuruluşun gelir tablosunda görünmediği için üst yönetim genellikle bu metriğe dikkat etmez. Karşılaştırma için hiçbir temeli olmayan yeni yatırımlar veya teknolojiler gibi stratejik harcamalar bu metrik kullanılarak düzenlenebilir.
Bu metriği kullanmanın en iyi yolu, maliyetten kaçınmayı dahili olarak haritalamak için bir strateji geliştirmek ve gelecekteki gereksiz maliyetlerden kaçınmak için bunu tedarik maliyeti azaltma metrikleriyle birleştirmektir. Etkili bir maliyetten kaçınma stratejisi, işletmeyi gelecekteki fiyat dalgalanmalarından koruyan uzun vadeli sözleşmelere girmek olacaktır.
Performans Göstergeleri
Gelecekteki ekstra maliyetlerden kaçınmak için maliyetten kaçınmanızı dahili olarak haritalamak ve maliyet düşürme ile birleştirmek için bir strateji geliştirin.
Yönetim Altında Harcama (Spend Under Management)
Harcamalarınızı takip edin ve optimize edin
Yönetim altında harcama, yönetim altında kalan tedarik maliyet tasarrufu stratejilerinden biridir. Özünde, tercih ettiğiniz tedarikçilerle belirlenen oranları kapsayan stratejik olarak yönetilen harcamaları, sözleşmeleri bir tedarik sistemine almak için sözleşmeli harcamaları ve insanların gerçekten anlaşmalı fiyatları kullandığından emin olmak için kontrol sistemlerini içerir.
Bu satınalma KPI'sı, bir yönetim KPI'sı olarak kategorize edilebilir. Tedarikçiler ve üzerinde anlaşılan fiyatların kullanılmasını sağlayan kontrol sistemleri ile belirlenen oranlar dahil olmak üzere stratejik olarak yönetilen harcama, yönetim KPI'sı kapsamındaki harcama kapsamındadır. Bu metriği değerlendirirken yukarıdaki harcama kategorilerini dahil etmek, işletmelerin gerçekleşmemiş büyük maliyet tasarrufları gerçekleştirmelerini sağlar.
Yönetimin, stratejik ve operasyonel tasarrufları belirlemek için harcamaları düzenli olarak analiz etmesi, tedarikçileri değerlendirmesi ve sözleşmeleri incelemesi gerekir. Satın almaları konsolide etmek ve toplu indirimler için pazarlık yapmak büyük tasarruflarla sonuçlanabilir.
Bu metriği değerlendirirken tüm bu unsurları göz önünde bulundurduğunuzda, gerçekleşmemiş tasarruflar için aşırı potansiyel ortaya çıkarırsınız. Operasyonel ve stratejik tasarrufları belirlemek için düzenli harcama analizleri yapmak, tedarikçilerin değerlendirilmesi ve sözleşmelerin gözden geçirilmesi kritik öneme sahiptir.
Performans Göstergeleri
Benzer 200 dolarlık ürünlerin yılda 200 kez satın alınmadığından emin olun, ancak bunları birleştirin, toplu indirim için pazarlık yapın ve sayısız dolar tasarruf edin.
Tedarik ROI (Tedarik Yatırım Getirisi)
Yatırımlarınızın karlılığını belirleyin
Tedarik yatırım getirisi, tedarik yatırımının maliyet etkinliğini ve karlılığını belirleyen en önemli metriklerden biridir. Bu metrik, tedarik fonksiyonunun dahili analizi için değerlidir. Önemli bir KPI olmasına rağmen, satınalma işlevi performansının tam resmini elde etmek için satın alma yatırım getirisi tek başına düşünülemez. Performansın tam resmini elde etmek için diğer KPI'larla ilişkilendirilmelidir. Bu metrik, maliyetten kaçınma metriğini dikkate almaz. Dahili yatırımların 10 katı satın alma ROI hedefini belirlemek iyi bir satınalma stratejisidir.
Tedarik ROI'sini hesaplamak için, yıllık maliyet tasarruflarını yıllık dahili tedarik maliyetine bölmeniz ve bunu bir oran olarak ifade etmeniz gerekir. Bu iyi bir tek metriktir, ancak elbette daha geniş “tedarik puan kartı” için konuşmaz ve maliyetten kaçınmayı içermez. Ayrıca, satın alma yatırımları çok düşükse, esas olarak zor maliyet tasarruflarını ölçme olasılığınız daha yüksektir.
Her işletmenin performansı değerlendirmek için kullandığı tedarik temel performans göstergelerinin listesi, işletmenin büyüklüğüne ve türüne göre değişebilir. Tedarikten ödemeye (P2P) takibi, katma değer ve maliyet tasarrufu için büyük bir potansiyel sunar. P2P döngüsü, hammadde satın almaktan saklama hizmetleri, ofis malzemeleri ve kamu hizmetleri gibi mal/hizmet elde etmeye kadar olan görevleri kapsar. P2P KPI'larını izlemek, tedarik ve borç hesapları süreçlerinde verimlilik artışı ve maliyet tasarrufu sağlar.
Performans Göstergeleri
Tedarik ROI'si büyük bir geri ödemeye sahip olmalıdır ve bunu tedarik departmanı için dahili yatırımlardan 10 kat daha fazla ayarlamak iyi bir hedeftir.
Fatura ve Satınalma Sipariş Numarası Başına Maliyet (Cost per invoice and PO)
Maliyet Tasarruflu KPI'lar: Tasarruf alın
Bu tedarik KPI'sı, sipariş oluşturmadan fatura kapatmaya kadar bir siparişi işlemenin ortalama maliyetini temsil eder.
Satınalma siparişi başına maliyet, çeşitli faktörlere bağlı olarak değişir ve bir kuruluştan diğerine farklılık gösterir. Örneğin, faturaları işlemek için manuel yöntemler kullanan bir şirket, otomatik prosedürleri kullanan bir şirketten daha yüksek işleme maliyetine sahip olabilir.
Fatura ve satınalma siparişi başına harcanan maliyet, bu hesaplamaya dahil edilen faktörlere bağlı olarak bir kuruluştan diğerine değişebilir. Manuel bir yaklaşımı izleyen bir kuruluş, otomatik bir süreç kullanan diğer kuruluşlarla karşılaştırıldığında daha yüksek işlem maliyetlerine sahip olacaktır.
Performans Göstergeleri
Fatura ve satınalma siparişlerinizin kalitesini değerlendiren bir sistem kurun. Net hedefler belirleyin ve satın almalarınızın performansını ayrıntılı olarak izleyin.
Özet ve Temel Çıkarımlar
Sürpriz Faturaya Son:
Ay sonu yaşanan yorucu bütçe krizleri, talep anındaki dijital ve şeffaf onaylarla tarihe karışır.
Başıboş Harcamalar (Maverick Spend) Biter:
WhatsApp ve sözlü siparişlerden doğan kontrolsüz harcamalar sıfıra iner.
Proaktif Kalkan Etkisi:
Ekibiniz, diğer departmanların bütçe hatalarını düzelten bir güvenlik duvarına dönüşür.
Sonraki Adım için:
Harcamalarınızı Excel karanlığından çıkarıp anlık bütçe kontrolüne geçmek için birlikte bir Strateji Seansı Planlayalım.