Satın Alma Aktivitelerini Otomatikleştirmek

Satın alma ipuçlarından en önemlilerinden birisi de, satın alma işlemlerini otomatikleştirmektir. Satın alma uzmanlarının daha stratejik görevlere odaklanması ve zamanlarını boşa çıkarmaları için fintech yani Financial Technology  gibi teknolojik çözümler gelmiştir. Bu gibi hizmetler, işletmelerdeki birçok işin otomatikleştirilmesini sağlar. Yalnız yine de, bazı işletmeler çekler yoluyla mal ve hizmet bedellerini ödemeye devam ediyor. Çek kullanımlarının sebebi, tamamen aşinalık ve bu sürecin işleyiş biçimi oluyor. Aslında çekler, çalışır sistemler olsa da, maliyetli ve verimsizdir. Ayrıca hatalar da kaçınılmazdır. Bu yüzden satın almaya yeni bir atmosfer ve daha verimli bir iş sahası yaratmak gerekir. 

Satın almalarda, ödeme süreci veya tedarik süreci gibi çeşitli aktiviteleri gerçekleştirmek için otomatikleştirme işlemlerinin yapılabileceği teknolojilerden veya araçlardan yararlanılabilir. Yapılan bu otomatikleştirmeler, işlemlerin düzene girmesini ve hataların azaltılarak tasarruf edilmesini sağlar. Kritik satın almalar için kaynak stratejileri geliştirmek ve kilit tedarikçilerin performanslarını yönetmek gibi çeşitli şirket başarısını arttırıcı harcamalar yapabilirsiniz.

1990’lı yıllarda, alıcıların malleri ve hizmetleri sipariş etmeleri ve şirketleri bilgisayar kullanan tedarikçilere ödeme yapmalarına izin veren otomatik satın almadan-ödemeye (purchase-to-pay/P2P) sistemleri piyasaya sürüldü. Birçok şirket aynı zamanda bu sistemleri o dönemden başlayarak uygulamaya koydu. Otomatik sistemlere yıllık gelirin, Kuzey Amerika’da %50, Batı Avrupa’da %30 gibi bir yüzde ile 2 milyar dolardan fazla yatırım yapıldığını gösteren veriler bulunuyor. Yatırım yapılan ödeme sistemi modelleri: E-talepler, katalog yönetimi ve borç hesapları fatura otomasyonu. Bu modüllerden en az birine yatırım yapılmıştır.
Otomatik satın alma ücret sistemiyle çalışanlar, tedariğin fiyat ve diğer sözleşme koşullarını görüştüğü tedarikçilerden mal ve hizmet satın almak için çevrimiçi katalogları kullanır ve  bu sistemler yoluyla tedarikçiye ödeme yapılır. Örneğin; bazı sistemler, alıcıları ve tedarikçileri birbiriyle iş yapabilecekleri şebekeler ve pazar alanları ile karşılar. 

Bazı teknoloji sağlayıcıları, ödeme koşulların ve süresinin uzatılması durumuna karşı, tedarikçilerin zamanında ödeme yapmasını sağlayan finansman hizmetleri de sunmaktadır. Örneğin, dinamik indirim, şirketlerin erken ödeme indirimlerinden yararlanmasını ve tasarruf etmesini sağlar. Bu şirketlerden ve finansal hizmetler sunanlardan bazıları (kredi kartları ile satın alma yapanlar buna örnektir) finansal teknoloji veya "fintech" şirketleridir. Yakın zamanda yayınlanan ve "Tedarik Zincirlerinde Fintech'in Yükselişi" başlıklı bir Harvard Business Review makalesine göre finansal teknoloji şirketleri "bir şirket ile tedarikçileri arasındaki işlemleri kolaylaştırmak için geliştirilmiş hizmet araçlarıdır" yorumunu yapıyor.

Bu, satın alım için ne anlama geliyor?

Finlandiya'nın Espoo şehrinde bulunan Fintech firması Basware'de, Satın Almadan Sorumlu Başkan Yardımcısı Eric Wilson, "Bu yeni teknolojilerle satın alma, her zaman stratejik olan uzun vadeli hedefine ulaşabilir "diyor. "Satınalma uzmanları, bir makinenin veriyi inceleyerek ve veriyle olan olayların kalıplarını gözleyerek yapabilecekleri şeylerle ilgili kararlar almak için yeterli hesaplama yeteneğine ve zamanına sahip değildir.  Şimdilerde satın alma, büyük resim hedefine ulaşmak için sahip olması gereken bütün araçlara uzun zamandır erişebiliyor. 

Ağ üzerinden çalışan işlemler, veri üretir. Fintech araçları daha sonra yapay zeka (AI) ve makine öğrenme yöntemlerini kullanabilir. Ayrıca faturalarda tekrarlanan hataların belirlenmesine yardımcı olmak için bu yazılımlardan faydalanılabilir. Dolandırıcılık tespiti için de bir havale adresinde farklılıkları belirterek yardımcı olabilirler. Bu görevlerin her ikisi de bir insanın başarması neredeyse imkansızdır.
Fintech şirketleri tarafından sunulan hizmetler de var. Bu hizmetler, hem alıcı hem de tedarikçinin, alıcıların borcunu uzatmalarını ve aynı zamanda tedarikçiye ödemeyi hızlandırmasını sağlayarak işletme sermayelerini iyileştirmelerini sağlar. Bu, daha fazla likidite ve ödemelerin zamanlamasında daha az değişkenlik de dahil, her iki tarafa da fayda sağlıyor.

Bu yeni hizmetlerin sunduğu mali avantajlardan yararlanmak için işletmelerin yani sizlerin kağıt çeklerini bırakması gerekir. Satınalma liderleri ve finanstaki meslektaşları piyasayı araştırmak ve tedarikçileri değerlendirmek, fırsatları ve riskleri değerlendirmek için birlikte çalışmalıdır. Satınalma sonrası ödeme sürecini otomatikleştirmeleri gerekir. Daha sonra, fatura hatalarınızı düzeltmek, yönetmek ve şirketin maddi başarısına gerçek değeri katmak için kullanabileceklerizi daha az idari güç ve daha fazla araca gerek kalmadan yapabilirsiniz.

Canan Şahin

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

Gelecekteki Satın Alma Eğilimlerini Avantaj Olarak Kullanmak
Tam Zamanında Satın Alma - Just In Time (Sıfır Stok)
Satın Alma Talebinden Ödemeye (P2P)
Satın Alma Talebinden Ödemeye (P2P)

Satın almada P2P, ödeme işlemlerinde ve finansal faaliyetlerde verimlilik ve tasarruf sağlamak için geliştirilmiştir. Teknoloji desteği esastır.

Satın Alma Performans Ölçütleri ve Performans Kriterleri