Hastanelerde Satınalma Nasıl Yapılır?

Hastaneler, gelişen teknolojinin ve verilen emeğin bir karşılığı olarak 7 gün 24 saat kesintisiz hizmet sağlanmaktadır. Sağlık hizmetlerinin sorunsuz bir şekilde devam edebilmesi için tüm sürecin doğru bir şekilde yürütülmesi büyük bir önem taşır.

Özellikle hastanelerde ihtiyaç duyulan malzemelerin temini, verilen hizmetin kalitesi ve hızı için önemlidir. Bu yüzden hastanelerde satınalma işlemlerinin kritik bir noktada durduğu gerçeği göz ardı edilmemelidir.

İsterseniz üretici olun isterseniz ise toptancı veya perakendeci olun, her organizasyonunun dışarıdan tedarik edeceği bir takım malzemeler olacaktır. Hizmet donanımları veya operasyonları sürdürmek için gerekli olan parçaların/cihazlar temini gerekir. Hastaneler için de aynı şey geçerlidir.

Ecza depoları, medikal malzemeler, ilaçlar ve tıbbi cihazlar başka firmalardan temin edilir. Hastaneler için satınalma faaliyetleri arka planda yapılan işlemler gibi dursa da maliyetlerin düşürülmesi ve daha etkili bir hizmet sunmak için etkili ve gereklidir.

Sağlık hizmetlerinin kesintisiz olarak sürdürülebilmesi ve değişim sürecine ayak uydurabilmesi için de hastanelerde satınalma önemli bir yer tutar. Sağlık Bakanlığı’nın bu yöndeki kararları da hem personelde ortak bir bilinç oluşturmayı, hem de maliyetleri azaltmaya yöneliktir. Hastanelerde kullanılan malzemelerin kalem bazında 5.000 – 10.000 gibi rakamlara çıktığı düşünülürse; tedarik zamanı da insan sağlığı için büyük bir önem arz eder.

              “Kamu Hastaneler birliğine bağlı bütün satın alma işlemleri, halen yürürlükte bulunan kanun, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda yapılmaktadır. Kamu hastanelerinin alımlarının esas dayanağı birçok kurumda olduğu gibi 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda yer alan hükümlerdir.”  1

Özel hastanelerde de aynı kanun ışığında satınalım işlemleri yapılmaktadır.

Hastanelerde Satınalma Karar Süreci

Tüm işletmelerde olduğu üzere hastanelerde satınalma için de teklif alımında, daha önce çalışılmış ve memnun kalınmış tedarikçilerden teklif istenir.

Bunun yanı sıra, istenilen ürünün muadilini satan yeni tedarikçilerden de teklif alınır ve tüm teklifler, bu bağlamda değerlendirilir.

Verilen tekliflerin içeriğinde, malzemelerin özellikleri, miktarı, fiyatı, ödeme yolu ve teslim şartları gibi birçok detay bulunur. İnternet üzerinden e-posta yolu ile veya faks/telefon gibi araçlar ile gönderilir ve istenir.

Gelen teklifler için bir tablo oluşturulur ve teklifler sıralanır. Teslim tarihi, fiyat ve miktar da bu tabloda yer alan unsurlardır. Büyük siparişlerde, tedarikçilerden numune istenebilir. Ürün kalitesi hakkında fikir edinmek için bu numuneler incelenir. Numunelere onay verilmesi halinde, üreticilerden son teklif istenir.

Son tekliflerin de gelmesiyle birlikte, hastane yönetiminin incelemesi için teklif listesi iletilir. Yönetim; onaylama, gözden geçirme veya reddetme gibi seçenekler arasından birini seçerek nihai kararı verecektir. Onay sürecinde tekliflerden biri onay alacak ve ürün satınalınacaktır.

Gözden geçirme sürecinde ise teklifler beğenilmese de pazarlıklar devam eder ve yeni tedarikçiler aranır. Reddetme durumunda ise satınalma tümüyle iptal edilir.

Onay verilen siparişlerde, teklife geri dönüş yapılır ve o üründen istenilen miktarda sipariş verilir. Sipariş belgesi, var ise sözleşme ve teklif formlarının saklanması önerilir. Satınalınan ürünlerin kalitesi, miktarı, adı ve türü iyi bir şekilde belirtilmelidir. Kataloglar yardımı ile ürün satınalınması önerilir.

Hastanelerde satınalma süreçlerinin yönetiminde evrakların yoğunluğu ve malzemelerin çok fazla olması, süreci karmaşıklaştırabilir ve takip etmekte zorlanılabilir. Bunun için satınalma yazılımlarından faydalanmak, daha verimli bir ilerleme kaydetmeye yardımcı olacaktır.

YoneTeam, hastanelerde satınalma yaparken size sağladığı kolaylıklar ile tüm işlemlerinizi takip edebileceğiniz birbiriyle uyumlu bir şekilde çalışan entegre sistemlerden oluşur. Daha öncede bahsettiğimiz üzere malzeme başı milyonları bulan satınalmalar için maliyet takibini yapabilir, gereksiz harcamaların önüne geçebilirsiniz.

Bütün birimleri bir araya toplayabileceğiniz YoneTeam Yazılımları ile satınalmak artık sizin için çok kolay!

1.https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/TezGoster?key=WBc656i315e2eV6-EZV1ouD-zszyy1U5Foz-TaaWIqB9iDrNB4w17M70On2LiyPD