Satın Alma Performans Ölçütleri ve Performans Kriterleri

Satın alma ölçütleri ve performans kriterleri nelerdir? Satın alma departmanı, ekonomik yönden ve özellikle krizlerde tedarik zincirinde giderek daha önemli bir rol oynamaya başladığı için, satın alma performansının ölçülmesi ve performans kriterlerinin iyi bir şekilde benimsenmesi önemlidir.

Hammadde ve hizmetlerin maliyelerini azaltmanız,  işletme için kazandıran hamleler yapmak ve bitmiş ürünlerin fiyatlarını rekabetçi bir şekilde pazarlamasını yapmak doğru adımlar atılırsa, mümkün olabilir. Herhangi bir satın alma departmanının veya sizin satın alma departmanınızın başarısının en belirgin performans ölçütü, şirket tarafından tasarruf edilen para miktarıdır.
Bununla birlikte, işletmelerin satın alma performansını ölçerken kullanabilecekleri bir dizi performans ölçütü vardır. Bunlar arasında şunlar bulunur:

  • Satınalma Verimliliği
  • Satınalma Etkinliği
  • Satınalma Fonksiyonelliği
  • Performans Ölçümleri

Satınalma Verimliliği

İdari masraflar, satın alma verimliliğini ölçmek için temel oluştuyor. Bu performans ölçümü, departmanınızın satın aldığı ürünlerin miktarı ile ilgili değildir.

Ölçüm, satınalma departmanlarınızın, departman için ayrılmış olan bütçeye karşılık gerçekleştirmesi beklenen faaliyetlerde ne kadar iyi performans gösterdiğinizle ilgilidir.

Satın alma maliyetleriniz bütçe dahilinde ise, satın alma departmanının verimliliği beklentileri aşacaktır. Eğer departman bütçeden fazla fon kullanıyorsa satın alma işlevi verimli değildir.

Satınalma Etkinliği

Satın alma departmanının bir ürün (mal veya hizmet) için ödediği fiyat, illaki satın alma performansının ölçütü değildir.

Bir mal veya hizmetin (ürünün) fiyatı, piyasa koşulları, mevcudiyeti ve diğer talep baskısı nedeniyle dalgalanabilir. Bu nedenle, satın alma departmanı fiyatı denetleyemeyebilir. Satın alma etkinliğini değerlendiren popüler bir yöntem, envanter devir oranlarını gözden geçirmektir . Oran, dönem boyunca, envanterin kullanıldığı veya döndürülmüş olduğu ortalama sayısını ölçer.

Envanterin likiditesini ölçmek için kullanılan bu oran ise bütün bunlarla birlikte, hisse senetlerine sahip olmak gibi ilgili dönem gereklilikleri etrafında, bu ölçümün yanlış olabileceğinden, satın alma etkinliğini her zaman önemli bir ölçüt değildir.

Satınalma Fonksiyonelliği

Satın alma performansı, satın alma işlevinin işlevsel gerekliliklerine göre ölçülebilir.

Bölümün temel işlevi, mümkün olan en düşük maliyetle istenilen zamanda doğru mal ve hizmeti sağlamak yani temin etmektir. 
Performans ölçütlerine bu unsurlar katılabilir; ancak tedarikçi kararlılığı, malzeme kalitesi sorunları ve tedarikçi indirimleri ile ilgili faktörleri dikkate almaz. Bu nedenle tam anlamıyla yeterli değildir ve diğer ölçütlerle beraber değerledirilmesi sizin için daha iyi olabilir.

Performans Ölçütleri

Satın alma fonksiyonunun performansı çeşitli ölçütler kullanılarak ölçülebilir.
Bir şirket aşağıdaki etkinlik ölçütlerinden hangilerinin satın alma departmanının performansıyla alakalı olduğuna karar verebilir. Ölçütler şunları içerebilir:

  • Tasarruf: Satın alma departmanı daha önce yapmış olduğu satın almalardan daha düşük bir fiyatla bir mal veya hizmet tedarik ederse, o zaman bir maliyet tasarrufu sağlar. Bu, yeni bir tedarikçi bulunduğunda, daha ucuz maliyetli bir yedek parça kullanıldığında, satıcı ile yeni bir sözleşme imzalandığında, daha ucuz bir ulaşım yönteminde bulunulduğunda veya satın alma departmanının mevcut tedarikçi ile daha düşük bir fiyat anlaşması yapması durumunda oluşabilir.
  • Artan Kalite: Bir ürün, farklı bir tedarikçi kullanarak veya mevcut tedarikçi ile müzakere ederek kaliteyi arttırdığında, iyileştirme atık veya üretim kaynaklarının azaltılmasına yansıyacaktır.
  • Satın alma İyileştirmeleri: Satın alma bölümünde kullanılan yöntemdeki verimlilik etkinliği artıracaktır. Bunlara EDI, e-satınalma sistemleri, satıcının yönettiği envanter ve makbuz süreçlerinde ödeme dahildir.
  • Ulaştırma İyileştirmeleri: Bir satın alma departmanı, satıcıdan üretim tesislerine ürün taşımanın maliyetini düşürmek için bir taşıyıcı veya taşıyıcı sayısı ile pazarlık yaparken, ürünün birim maliyeti düşürülecektir. Bu maliyet tasarrufu etkinlik ölçümü olarak kullanılabilir.

Satınalma Performansı

Satın alma performansı üzerine bir dizi çalışma gerçekleştiriliyor ve sonuçlar, her satın alma departmanını kapsayacak bir yöntem olmadığını belirtiyor. Yani, her satın alma departmanının ve her şirketin satın alma fonksiyonunun, kendi özelinde ölçütleri ve kriterleri bulunuyor. İşletmeniz için bu kriterler ve ölçütler arasından doğru seçimi yapmak ve hedeflerinize göre şekillendirmekse sizin elinizdedir.
Bununla birlikte, performansı değerlendirirken yaygın olarak görülen bazı önemli kriterler ve önlemler bulunmaktadır. Yani, maliyet tasarrufu, tedarikçi kalitesi, teslimat metrikleri, fiyat etkinliği ve envanter akışı.  

Bu önemli önlemlerin ve kriterlerin ortak olduğu bilinmesine rağmen, bu tedbirlere verilen ağırlık hiçbir şekilde tekdüze değildir ve sektörler ve işletmeler arasında değişir. Buna ek olarak, bu önlemlerin bir satın alma biriminin genel etkinliği için önemi zamanla değişecek ve bu nedenle periyodik olarak değerlendirilmeli ve değiştirilmelidir.

Canan Şahin

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

Yıl Sonuna Kadar Yıllık Plan Oluşturmak Üzerine 6 İpucu
Satın Almalarda Maliyet Nasıl Düşürülür?
Gelecekteki Satın Alma Eğilimlerini Avantaj Olarak Kullanmak
Tam Zamanında Satın Alma - Just In Time (Sıfır Stok)