Maliyetlerin ve teslimatların uygun parametreler dahilinde olmasını sağlamak için, satınalma ekipleri önemli performans göstergeleri üzerinde çalışırlar.
Satınalma ölçütleri ve performans kriterleri nelerdir? Satınalma departmanı, ekonomik yönden ve özellikle krizlerde tedarik zincirinde giderek daha önemli bir rol oynamaya başladığı için, satınalma performansının ölçülmesi ve performans kriterlerinin iyi bir şekilde benimsenmesi önemlidir.
Hammadde ve hizmetlerin maliyetlerini azaltmanız, işletme için kazandıran hamleler yapmak ve bitmiş ürünlerin fiyatlarını rekabetçi bir şekilde pazarlamasını yapmak doğru adımlar atılırsa, mümkün olabilir. Herhangi bir satınalma departmanının veya sizin satınalma departmanınızın başarısının en belirgin performans ölçütü, şirket tarafından tasarruf edilen para miktarıdır.
Bununla birlikte, işletmelerin satınalma performansını ölçerken kullanabilecekleri bir dizi performans ölçütü vardır. Bunlar arasında şunlar bulunur:
-
Satınalma Verimliliği
-
Satınalma Etkinliği
-
Satınalma Fonksiyonelliği
-
Performans Ölçümleri
Satınalma Verimliliği
Satınalma departmanının bir ürün (mal veya hizmet) için ödediği fiyat, illaki satınalma performansının ölçütü değildir.
Bir mal veya hizmetin (ürünün) fiyatı, piyasa koşulları, mevcudiyeti ve diğer talep baskısı nedeniyle dalgalanabilir. Bu nedenle, satınalma departmanı fiyatı denetleyemeyebilir. Satınalma etkinliğini değerlendiren popüler bir yöntem, envanter devir oranlarını gözden geçirmektir. Oran, dönem boyunca, envanterin kullanıldığı veya döndürülmüş olduğu ortalama sayısını ölçer.
Envanterin likiditesini ölçmek için kullanılan bu oran ise bütün bunlarla birlikte, hisse senetlerine sahip olmak gibi ilgili dönem gereklilikleri etrafında, bu ölçümün yanlış olabileceğinden, satınalma etkinliğini her zaman önemli bir ölçüt değildir.
Satınalma Fonksiyonelliği
Satınalma performansı, satınalma işlevinin işlevsel gerekliliklerine göre ölçülebilir.
Bölümün temel işlevi, mümkün olan en düşük maliyetle istenilen zamanda doğru mal ve hizmeti sağlamak yani temin etmektir.
Performans ölçütlerine bu unsurlar katılabilir; ancak tedarikçi kararlılığı, malzeme kalitesi sorunları ve tedarikçi indirimleri ile ilgili faktörleri dikkate almaz. Bu nedenle tam anlamıyla yeterli değildir ve diğer ölçütlerle beraber değerledirilmesi sizin için daha iyi olabilir.
Performans Ölçütleri
Satınalma fonksiyonunun performansı çeşitli ölçütler kullanılarak ölçülebilir.
Bir şirket aşağıdaki etkinlik ölçütlerinden hangilerinin satınalma departmanının performansıyla alakalı olduğuna karar verebilir. Ölçütler şunları içerebilir:
-
Tasarruf: Satınalma departmanı daha önce yapmış olduğu satınalmalardan daha düşük bir fiyatla bir mal veya hizmet tedarik ederse, o zaman bir maliyet tasarrufu sağlar. Bu, yeni bir tedarikçi bulunduğunda, daha ucuz maliyetli bir yedek parça kullanıldığında, satıcı ile yeni bir sözleşme imzalandığında, daha ucuz bir ulaşım yönteminde bulunulduğunda veya satınalma departmanının mevcut tedarikçi ile daha düşük bir fiyat anlaşması yapması durumunda oluşabilir.
-
Artan Kalite: Bir ürün, farklı bir tedarikçi kullanarak veya mevcut tedarikçi ile müzakere ederek kaliteyi arttırdığında, iyileştirme atık veya üretim kaynaklarının azaltılmasına yansıyacaktır.
-
Satınalma İyileştirmeleri: Satınalma bölümünde kullanılan yöntemdeki verimlilik etkinliği artıracaktır. Bunlara EDI, e-satınalma sistemleri, satıcının yönettiği envanter ve makbuz süreçlerinde ödeme dahildir.
-
Ulaştırma İyileştirmeleri: Bir satınalma departmanı, satıcıdan üretim tesislerine ürün taşımanın maliyetini düşürmek için bir taşıyıcı veya taşıyıcı sayısı ile pazarlık yaparken, ürünün birim maliyeti düşürülecektir. Bu maliyet tasarrufu etkinlik ölçümü olarak kullanılabilir.
Satınalma Performansı
Satınalma performansı üzerine bir dizi çalışma gerçekleştiriliyor ve sonuçlar, her satınalma departmanını kapsayacak bir yöntem olmadığını belirtiyor. Yani, her satınalma departmanının ve her şirketin satınalma fonksiyonunun, kendi özelinde ölçütleri ve kriterleri bulunuyor. İşletmeniz için bu kriterler ve ölçütler arasından doğru seçimi yapmak ve hedeflerinize göre şekillendirmekse sizin elinizdedir.
Bununla birlikte, performansı değerlendirirken yaygın olarak görülen bazı önemli kriterler ve önlemler bulunmaktadır. Yani, maliyet tasarrufu, tedarikçi kalitesi, teslimat metrikleri, fiyat etkinliği ve envanter akışı.
Bu önemli önlemlerin ve kriterlerin ortak olduğu bilinmesine rağmen, bu tedbirlere verilen ağırlık hiçbir şekilde tekdüze değildir ve sektörler ve işletmeler arasında değişir. Buna ek olarak, bu önlemlerin bir satınalma biriminin genel etkinliği için önemi zamanla değişecek ve bu nedenle periyodik olarak değerlendirilmeli ve değiştirilmelidir.