Tedarikçi Hediye Politikasının Satın Almadaki Önemi

İş etiği, hayatın her alanında sizi karşılayan bir faktör olmaktadır. İş hayatında, belirli sınırlar çizen bu uygulama, haksız rekabet veya rüşvet gibi durumların önüne geçmektedir. Satınalma için de bu geçerlidir.

Satınalma ipuçlarından ve satın almada önemli bir yer tutan durumlardan birisi de tedarikçi hediye politikasıdır. Tedarikçilerle ilişkilerin düzenlenmesinde, göz önünde bulundurulması gereklidir. İş etiğinin bir parçası olan tedarikçi hediye politikası, hediye karşıtı bir politika olarak tanımlanabilir veya belirli sınırların çizilmesiyle birlikte iş ilişkisini ve performansı etkilemeyen durumlar olmalıdır.

Tarafsızlıklar ve karar almaları etkileyen veya engelleyen ekonomik değeri olan ya da olmayan, hiçbir menfaat ve hediye alınmamasını esas alır.

Şirketler kimi zaman bu politikaları üstün körü çalışmalarla veya sözleşmede ufak metinlerle geçiştirerek dikkate almamaktadır. Oysa ki, tedarikçi hediye politikanızın olması sizi bir adım öne çıkaracaktır. Duygusal borçlanmaların önüne geçecektir ve daha sağlıklı kararlar almanızı sağlayacaktır.

En temel nokta; şirketlerin davranış kurallarının, tüm çalışanların, örgütlerin ve taraflar arasında kurulan temasın veya yapılan işlemlerin tarafsız olarak tüm insanlara ve kuruluşlara yönelik taahhüdünün gösterilmesidir. Bir nevi itibar yükseltici bu davranışlar ayrıca dürüst bir satınalma politikası yürüttüğünüzün de kanıtı olacaktır.

Sadece işletmenin veya firmanın da değil, tüm çalışanların bu politikaya veya iş etiği bölümüne uyum göstermesi gereklidir. Bu uyum sürecinde dikkat edilmesi gerekenler:

• Bu bir kalem, saat, tişört, kupa veya çanta olsun, farketmeksizin hediye kabul edilmemelidir.

• Uygulanan bu hediye önleme politikası, satıcı veya potansiyel satıcı veya tedarikçi tarafından sağlanan yiyecek, içecek, yemek veya spor gibi eğlenceli aktiviteler de olmamalıdır.

• Tedarikçi hediye politikasında ayrıca hediyenin tanımının da tam olarak yapılması gereklidir.

• Hediyeler için parasal bir üst sınırın belirlendiği politikalar da mevcuttur. Her ne kadar en ufak bir hediye dahi kabul edilmemesi gerekse de, şirketler bazen ufak hediyeleri göz ardı edebilmektedir. Bunun için 100 TL gibi bir sınır konularak, yapılan bütün görüşmeler için, sınırları çizilen ve kategorilendirilen eğlenceler, yemekler, aktiviteler ve hediyeler bu sınırı aşmamalıdır.

• Hazırlanan tedarikçi politikalarının ayrıca tedarikçilere de deklare edilmesi gereklidir. Tedarikçi el kitabında da yer verilmelidir.

• İstisnalar mevcut ise buna yine tedarikçi hediye politikasında yer verilmelidir.

• Mevcut politikada, ürün indirimi veya herhangi bir fayda sağlamayan davranışlar için nezaket de gösterilmelidir.

İş ilişkisinin adil koşullarda yürütülmesi ve firmanın çıkarlarını maksimize eden bu politikalar için bu koşulları dikkate almalısınız. Hemen her gün karşılaştığınız bu hediye verme girişimleri karşısında işletme çıkarları daha ön planda tutulmalı ve duygusal borçlanmadan kaçınılmalıdır.

Rekabette bir adım öne geçmeye çalışan bu tedarikçilerin ikna kurnazlıklarından da sıyrılmak önemlidir. Bunun yanı sıra belirtildiği üzere, istisnai durumlar da olabilir:

• Seminerler ve ticaret etkinliklerinde, halkın üyeleri olarak kabul edilen her türlü hediye, bu politikalardan muaf tutulmuştur. Çünkü bu tarz etkinliklerde tüm üyelere eşit şartlar sunulmaktadır.

• Yine bu etkinlikler içerisinde yemek, içecek gibi kabul durumları da olmaktadır.

• Teşekkür notları veya formları, sertifikalar veya yazılı/sözlü teşekkürler.

• Yine eğlence unsuru içeren toplu etkinikler, seminerler, yemekler veya faaliyetler de istisnai durumlardandır.