Genel Satın Alma İlkeleri Nelerdir?

Satınalma; ilgili kuruluşların proje hedefleri, proje amaçları gibi detaylı açıklamaları içeren, şeffaflık ve doğrulukla edilen rekabet, paranın etkin bir şekilde kullanılması gibi hususları konu alan ihtiyaçların tedarik edilmesi işlemidir.

Her profesyonel amaç ve hedef de olduğu gibi satın alma eylemleri için de çeşitli stratejiler geliştirmeniz gerekir. Mali destek faydası sağlayan ihaleler ve ilgili ihalelerin yayınlanması, teslimat işlemleri ve çeşitli satınalma bilgilerini içeren bir plan hazırlamalısınız. Bu planların ilk izleme ziyaretine kadar hazırlanması ve izleme uzmanı ile yapılan münakaşa sonucunda son hali oluşturulmalıdır.

Satınalma faaliyeti gerçekleştirilirlen:

• Ne aldığınız,

• Faaliyet numaranız,

• Satınalma türünüz, miktarınız,

• Satınalma usülünüz,

• Satınalma başlangıç tarihiniz, ,

• İhale dosyası hazırlama tarihiniz,

• İlan tarihiniz, teklif alma ve değerlendirmeniz,

• Satınalma sözleşmesi imzası için sipariş tarih,

• Beklenen teslim tarihi,

• Satınalma kabul tarihi,

• Satınalma bitiş tarihi

Gibi genel bir çerçevenin oluşturulması gerekir. Bu genel çerçeve oluşturulurken ve stratejiler izlenirken genel satınalma ilkelerine dair bilgi edinilmesi ve bu ilkelerin doğru bir şekilde uygulanması gerekir. Genel satınalma ilkeleri:

• Ayrım Gözetmeme

• Adil Rekabet

• Yeterli Şartnamenin Hazırlanması

• Etkin Duyuru

• Yeterli Süre Tanınması

• Uygun Objektif Kriterlerin Kullanılması

• Kayıtların Tutulması

1) Ayrım Gözetmeme

Ayrım gözetmeme ilkesi; tederikçilere, hizmetlere, ürünlere, hizmet sağlayıcılara veya yüklenicilere karşı, teklifin maliyet etkinliği ve önerdiği kalite dışında herhangi bir temelde ayrım yapılmamasıdır.

2) Adil Rekabet

İş dünyasında adil rekabet oldukça göz ardı edilmiş bir kavramdır. Sadece bir tedarikçi ile görüşmek nadir olarak maliyetlerin düşmesini sağlayan bir yöntem olarak göze çarpar. Rekabetin oluşmaması için güçlü ve objektif sebepler olmadığı müddetçe, sözleşme imzalayacak kişilere yönelik bir rekabet ortamının yaratılması gereklidir.

3) Yeterli Şartnamenin Hazırlanması

Satınalma alanında gerekli belgelerin hazırlanması ve her iki tarafın ihtiyaçlarının da tam olarak bilinmesi gerekir. Zaten hazırladığınız belgeler, ihtiyaçların belirlenmesinde ve şartların kararlaştırılmasında önem arz eder. Şartnamaler; satınalınacak olan mal veya hizmet gibi yapım işinin sahip olması istenen teknik özellikleri ve alım işleminin hukuki, mali, idari esas ve ticari usullerini gösteren belgeler olarak sizi karşılar.

Etkili bir şekilde yarışma ve rekabet yürütebilmeniz için alıcıların ihtiyaçlarını tam olarak bilmeniz gerekir. Ayrıca ihaleye konu olan iş kapsamında isteklilere duyurulması gereken tüm idari, mali ve teknik bilgiler şartnamelerde bulundurulmalıdır. Şartnameler, genel kabul görmüş teknik özellikleri referans alır. Gerek duyulduğundaysa kalite güvence standartlarını ve uygun belgelendirme koşullarını dikkate alarak hazırlanmalıdır.

4) Etkin Duyuru

Gerekli bilgilerin ve şartların ilgili kişilere sunulmasının yanı sıra, tüm potansiyel isteklilere ulaşacak bir şekilde, ihale ilanlarının uygun medya araçları ile duyurulması gerekir. Ulusal ve yerel medya organlarıyla beraber internet ortamının kullanılması da önemlidir. Ziyaretçilerin kolayca görebileceği yerlerde yayınlanmalıdır.

5) Yeterli Süre Tanınması

Söz konusu ihaleler için potansiyel isteklilerin başarılı teklifler hazırlayabilmeleri için yeterli sürenin tanınması gerekir. Satınalma ilanını takiben başlatılan süre, ihaleye konu olan işin özellikleri göz önünde bulundurularak belirlenmelidir.

6) Uygun Objektif Kriterlerin Kullanılması

Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi aşamasında, herhangi bir çıkar ilişkisi kurmamanız ve böyle bir ilişkinin de doğmaması gerekir. Markayı ön plana çıkaracak veya imtiyaz sağlayacak hüküm ve tasarruflar bulunmamalıdır. Tarafsız bir ortam ve eşit şartlar sağlanmalıdır. Objektif kriterler belirlenmelidir.

7) Kayıtların Tutulması

Satınalmaya dair tüm faaliyetlerin satınalma uzmanları veya yönetilerince kayıt altına alınması gerekir. Gerek kurum içi incelemer gerekse dışarıdan gelecek denetmeler için şirketinizin incelenmeye ve denetlenmeye açık olması gerekir. Yazışmalar, raporlar, faturalar ve ilgili tüm mali belgeler sağlıklı ve titiz bir şekilde kayıt altına alınmalıdır.