Satın Alma Talebinden Ödemeye (P2P)

Satınalma veya tedarik etme işlemlerinin yönetilmesi işlemlerine, tedarikiyle olan işlem akışlarına ve gerçek siparişin ya da ürün/hizmet ödemesinin gerçekleşmesini çevreleyen verilere ve bu verilerin ve sürecin yönetilmesine, P2P denir.

P2P’nin açılımı "purchase-to-pay" olarak karşılık bulmaktadır. Yani satınalma talebinden ödemeye…

Bir şirkette, tedarik sürecini mal giriş işlemi ile son olarak satıcıya verilen ödemeyle ilişkilendirme olayına da denilmektedir. Son yıllarda şirketler, genel maliyetleri düşürmek, ihtiyaç duyulan nakitleri boşaltmak, operasyonel performansı iyileştirmek ve daha iyi mali kararlar vermek için süreçlerini P2P süreçlerini titizlikle incelemektedir.

Genel maliyetlerin düşürülmesinin yanı sıra, satınalmalarda ödeme sürecini iyileştirmek, yönetimin, dağıtım sürecinde ürünlerin neresinde olduğuna ve satıcının ödemesine ilişkin olarak tedarikçiyle daha iyi iletişim kurma imkânı tanıyan bir görünürlük katabilir.

"Chartered Institute of Purschasing and Supply"’e göre de, ödemenin sağlanması ve sipariş noktasından ödeme noktasına kadar sorunsuz bir süreç olması gerekmektedir. Teknoloji bu sürecin sağlıklı bir şekilde ilerlemesinde yardımcı olabilir.

Satınalma Talebinden Ödemeye (P2P) Unsurları

Bu süreç içerisinde birçok unsur bulunsa da, genel süreç işleyişine göre öneml noktaları yakalamak gereklidir. İşlem ürünlerin satışıyla başlar ve seçilen satıcı için ödemeyle sonuçlanır. Kaynak, sözleşmeler, satınalma, mal girişi, faturalama, fatura işleme, analitik gibi unsurlar genel hatlarıyla göze çarpan nokta atışı sağlayabileceğiniz unsurlardır.

Muhasebeleştirme faaliyetlerini de kapsayan bu satınalma terimi, toplu ödeme olarak da adlandırılmaktadır. Otomasyon purchase-to-pay’de (satınalmadan ödemeye) iş akışını sağlar. Çeşitli ERP yazılımları, satınalma yazılımları da bu süreci kolaylaştırıcı bir etkiye sahiptir.

Yazılım sistemlerinin kullanılması, verimlilik kontrollerini sunarak sürecin otomatikleştirilmesini sağlar. Çapraz referanslamaları bu yazılımlarla yaparak, satınalma kontrolleri zorunlu kılınabilir. Ayrıca satınalma limitlerine de uyum sağlanmış olur.

Önceden tanımlanmış limitler, talep ve onay gibi işlemlerin programatik bir şekilde ilerleyişini sağlar. Onaydan sonra bir satınalma siparişiniz olacaktır. Daha sonrasında derhal tedarikçiye e-posta yoluyla yollanacaktır. Karmaşık ve çoklu tedarikçi tablolarınız bu sayede daha düzenli bir hâl alacaktır.

Satınalma emirleri (purchase order-PO), PO harcamaları, sermaye, kredi kartı ve geri ödenebilir harcamalar da otomatik olarak P2P sistemleri ile yakalanabilir. Finans departmanlarının da yine, dahili harcamala kontrolleri sağlanabilir. Harcamalara ilişkin ödem verilere anında erişim sağlanabilir. Nihayetinde, verimlilik ve maliyet tasarrufunda fayda sağlanacaktır.