Satınalmada Rapor Nasıl Hazırlanır?

 

İşletmenizin yürüttüğü faaliyetler için raporlar neden bu kadar önemli? Raporlar, yapılan işin özetini anlatan ve geleceğe yönelik tahminler yapabileceğiniz geçmiş verilerden oluşur. Geçmişte yapılan işlerin bugünle kıyaslanabilmesini sağlar ve geçmiş hataların tekrarını engellemenize yardımcı olur. Performansın ve verimliliğin arttırılmasında önemli bir yer tutarlar. Satınalma, raporlara en çok ihtiyaç duyulan birimlerden biridir. Geçmiş verilerin kıyaslanabilmesi için oluşturulan raporlar, iyi bir analizle birlikte oldukça verimli sonuçlar elde etmeye yardımcı olur. Satınalma raporları işletmelerin ihtiyaçlarına göre şekillenmektedir. Birçok satınalma rapor oluşturma yöntemi bulunmaktadır. Siz de ihtiyacınıza göre bir satınalma raporu oluşturarak şirketinizin geleceğe yönelik hedeflerini daha kolay bir şekilde yönetebilirsiniz. Satınalmada rapor nasıl hazırlanır? 

Genel itibariyle bir satın alma raporunda, geçmiş döneme ait satışların toplanması ve ileriki dönemlere göre bölünmesi söz konusudur. Finansal raporlar için de hemen hemen aynı şey söylenebilir. Bir örnekle açıklanmak istenirse; 

Son 2 ayda X ürününden 200 tane satıldığı düşünülürse, bir sonraki ay için ne kadar ürüne ihtiyaç duyulur? sorusu gündeme gelecektir. 

200/60 = 3,33 günlük ihtiyaca karşılık gelir.

3,33* 7 = 23,31 haftalık ihtiyaca karşılık gelir.

3,33*30 = 99,9 aylık ihtiyaca denk gelir. 

Bu hesaplamaya göre günlük, haftalık ve aylık ihtiyaçları bulabilirsiniz. Bu olabildiğince basit ve kullanışlı bir yöntem olarak karşınıza çıkacaktır. İyi bir raporlama yapabilmek için mevsimsel şartları, geçmiş ayları ve sezonları dikkate almanız gerekecektir. Raporlamaları buna göre oluşturarak geleceğe yönelik tahminlerinizde daha kesin sonuçlar elde edebilirsiniz. Basit satınalmalar için bu raporlar ihtiyaçlarınızı karşılayabilir fakat karmaşık satınalma uygulamaları için daha gelişmiş yöntemlere başvurmanız gerekecektir. Excel, SAP, ERP gibi yazılımlar veya programlar kurumsal kaynak planlaması veya takibinin yanı sıra satınalma operasyonlarınızı da destekler. Ancak her biri kendi özelinde ihtiyaçlarınızı karşılasa da bir bütünlük sağlanamayacaktır.  Tüm bu işlemleri tek bir yazılım üzerinden yürütebilirseniz, raporlamalar sizin için daha basit bir hâl alacaktır. Tek bir ekran üzerinde ihtiyaç duyduğunuz tüm raporlara kolayca ulaşmak mümkün olacaktır. 

Raporları oluştururken dikkat etmeniz gereken ilk şey mükerrer alımları tespit edebilmektir. Stoktaki malzemelerin bir raporunu oluşturarak mükerrer alımların önüne geçebilirsiniz. Geçmiş fiyatlara ulaşabileceğiniz bir rapor sistemi geliştirmeniz gerekecektir. Geçmiş dönemlere ait satın alımlarınızı içeren raporlar oluşturabilirsiniz. Bu raporlar, pazarlık gücünüzü arttıracak ve maliyeti düşürmenize yardımcı olacaktır. 

Tüm satınalma raporlarının özünde teklifleri karşılaştırmak yatacaktır. Tedarikçilerden size gelen tekliflerin tümünün yer aldığı bir rapora sahip olmak, en doğru tedarikçi ile anlaşmanızı sağlayacaktır. Hızlı ve kolay hazırlanabilir teklif raporları için YoneTeam gibi yazılımlardan faydalanabilirsiniz. 

Satınalmalarınızı yaparken hangi para birimini kullandığınız gibi ufak detayların raporlarınızda yer alması, büyük ve maliyetli siparişlerinizde maliyeti düşürmek için önemli bir ayrıntı olacaktır. Tüm bilgilerin tek bir ekranda toparlanabileceği raporlar, kârınızı yükseltmek için iyi bir başlangıç olabilir. Sadece sipariş bazında raporlar oluşturmayın. Tedarikçi bazında özelleştirilmiş raporlar oluşturarak fiyat/kalite beklentisini yükseltebilirsiniz. Hazırlanan bu raporlar, tedarikçileriniz ile stratejik ilişkiler yürütmenize olanak tanır. Raporlarınızda malzeme girdilerine dair verilere yer verebilirsiniz. Örneğin; en çok kullandığınız malzemeleri grup bazlı inceleyebilir veya en sık çalıştığınız tedarikçileri listeleyebilirsiniz. Bu gibi detaylar pazarlık gücünüzü arttırmanın bir diğer yolu olacaktır. YoneTeam, tüm bu süreçlerde en büyük yardımcınız olarak öne çıkan satınalma yazılımıdır. YoneTeam ile sipariş raporları, dönüşüm raporları, proje raporları, tedarikçi raporları, malzeme raporları ve depo raporları oluşturabilirsiniz. Raporlama ve analiz gücünüzü arttırmak için siz de YoneTeam’ı tercih edin, kazanmaya başlayın!

 

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

Satınalma Performans Ölçütleri Nelerdir?
E Satınalma Nedir?
Endirekt Satınalma Nedir?
Satın Almanın Geçmişi
Satın Almanın Geçmişi

Satın-almanın geçmişten günümüze geçirdiği evrim ve geliştirilen yöntemlerin sağladığı fayda, bugünün büyük şirketlerini ayakta tutan en önemli şeydir.