Satın Almalarda Dolandırıcılık Riski İçin Önlemler

İş hayatında irili ufaklı mutlaka dolandırıcılığın sizi bulduğu veya teğet geçtiği durumlar söz konusu olmuştur. Şanslıysanız, ufak kayıplarla dolandırıcılık riskinden kendinizi sıyırabilirsiniz. Şanslı değilseniz, bu size ve işletmenize büyük zararlar olarak dönecektir. Peki ya bu riskleri önlemek için yapabileceğiniz şeyler olsaydı? Satın almalarda dolandırıcılık riski için önlemler alarak ve bu riskleri tanıyarak kendinizi hazırlayabilirsiniz. Nasıl mı? 
Öncelikle, dolandırıcılığın meydana gelmesi için sizin buna izin vermeniz gerekir. Eğer siz buna müsaade etmezseniz, dolandırıcılık da olmayacaktır. Güvenmediğiniz insanlara verdiğiniz tavizler, aktarılan paralar ve fırsatlar buna sebep olur. Tedarikçilerinizle yürüteceğiniz ilişkiler bu yüzden önemlidir. Sorumluluğu ve yetkiyi verdiğiniz kişilere dikkat etmeniz gerekir. Bu bir satın alma yöneticisi kadar tedarikçi için de önemlidir. Satın alma yöneticileri, tedarikçiler, satın alma uzmanları veya elemanlarına karşı bir titizlik göstermelidir. Tedarikçiler de birlikte çalıştığı satın almacılara karşı ticaret güvenini yakalamalıdır. 
 

Dolandırıcılık genel bir şekilde kategorilendirilirse; zimmete varlık/para geçirme, hileli muhasebe finansal raporlamalar, yolsuzluklar olarak ayrılır. Dolandırıcılık kurbanı olduğunuz zaman, doğrudan maliyetleriniz direkt olarak risk altındadır. Bu noktada göz önünde bulundurulması gereken diğer etkiler ortaya çıkar:
  • Eğer yönetim yolsuzluklara, hileye ve dolandırıcılıklara izin veriyorsa personel morali etkilenir.
  • İyi bir çalışansanız, dolandırıcılığın yaygın olduğu bir iş yerinde çalışmak istemezsiniz.
  • Ayrıca iş ünü için de zararlıdır ve tedarikçiler, müşteriler, rakipler ve diğer iş ortakları ile ilişkileriniz bu durumdan olumsuz bir şekilde etkienecektir.
  • Birçok dolandırıcılık örneğiyle karşılaşmak mümkündür. Bazıları: 
  • İş kaynaklarını kişisel olarak kullanmak,
  • Hayalet çalışanlar oluşturarak veya eski çalışanların kayıtlarını silmeden bu hayalet çalışanların paralarını maaş olarak göstererek banka hesaplarına aktarmak,
  • Sahte tedarikçiler oluşturmak ve ödemenin dolandırıcı banka hesabına gerçekleştirilmesi,
  • Şişirilmiş/sahte geri ödeme iddiaları,
  • Özel alımlar içi iş kredi kartları ve iş hesaplarını kullanmak,
  • Arkadaşlar veya ortaklar için indirimli veya serbest mal veya hizmet sağlanması,
  • İyi niyetli bir tedarikçi yoluyla sahte satın alma siparişleri oluşturma ve dolandırıcı banka hesap bilgileri ile tedarikçinin banka hesap bilgilerini değiştirme.
Elbette bu tarz risklerin önüne geçmek mümkündür. Dolandırıcılık risk yönetimi için iş yerinizde sağlam iç kontroller sağlamanız ve hileli etkinlikler için her zaman denetleyici bir sistemin mevcudiyeti gerekir. 
 
İç kontrol ve tasarlamayla birlikte uygulama da dolandırıcılık potansiyelini en aza indirmek ve engellemek için önemlidir. Bu iç denetimlerin başarıyla uygulanması için en üstte bir hareket gerekir. Yani bu prosedürleri ve risk yönetimlerini destekleyecek bir üst düzey yöneticinin ses vermesi gerekir. Gün içerisinde çalışanların yaptıklarından sorumlu ve onların takibini yapacak kişilerin olması önemlidir. Bununla birlikte, bu risk yönetiminin süreklilik göstermesi ve aralıklarla güncel tutularak uygun değişiklikleri yapmalısınız. Ayrıca satın alma birimindeki ve koordineli bütün birimindeki ve hatta tüm iş yerindeki kişilerin, kıdemi her ne olursa olsun politikaları ve prosedürleri doğru bir şekilde uyguladığından emin olunmalıdır. Yaptıklarından da sorumlu tutulmalıdır.
 
Sürecin sağlıklı bir işleyiş içerisinde yürümesi için şu adımlarla örnek bir satın almalarda dolandırıcılık risk yönetimi oluşturabilirsiniz:
  • Olumlu bir çalışma oluşturmak, motive edicidir ve yararlıdır,
  • Sıfır tolerans koşuluyla birlikte kontrol yordamları belgelenebilir ve her çalışanın prosedürlerine erişilebilir olmalı. Ayrıca ilgili raporlar üst yönetime düzenli olarak yapılmalı,
  • Davranış kodları oluşturulmalıdır, 
  • Görev ayrılığıyla, hiç kimse baştan sona bir iş için tamamıyla sorumlu olmamalı,
  • Yetkilendirme kontrolleri yapılmalıdır,
  • Düdük üfleme politikasıyla çalışanların dolandırıcılık riskini sezdiği durumlarda, anonim olarak düdüğü üfleyebilecekleri bir ortam veya iletişim yolu oluşturulmalı,
  • Kuruluş şeması oluşturma,
  • Kapsamlı bir istihdam politikası uygulamak,
  • Çalışan davranışlarını izlemek,
  • Denetim süreçleri uygulamak,
  • Düzenli muhasebe karşılaştırmaları ve analizleri gerçekleştirmek,
  • Kameralarla veya görüntü izleyicilerle, fiziksek erişim kontrolleri uygulama,
Bunlar çalışanlara yönelik risklerken, tedarikçiler, yöneticiler veya iş verenler için de yine;
  • Müşteri şikayetleri,
  • Düzenli olarak gerçek tedarikçi bilgileri ve banka hesap bilgileri hakkında incelemeler,
  • Fatura incelemeleri,
  • Satın almacı için çalışan kayıtlarının bordro karşılaştırmaları,
  • Orijinal fatura ile tek ödemeler,
  • Düzenli bir şekilde finansal tabloları incelemek,
  • Tedarikçilerin size verdiği gerçek dışı fiyatlar,
  • Tedarik süresindeki aksamalar,
  • Tedarik edilmek istenen ürünü görmenize veya kontrol etmenize izin verilmemesi,
  • Sahte senet ve çek işlemleri,
  • Karşılıksız çekler,
gibi birçok problem sizi karşılayabilir. Oluşturduğunuz prosedürde bu hatları daha da genişletebilir ve kendinize göre bir risk yönetimi oluşturabilirsiniz.

Canan Şahin

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

Tam Zamanında Satın Alma - Just In Time (Sıfır Stok)
Gelecekteki Satın Alma Eğilimlerini Avantaj Olarak Kullanmak
Satın Almada Son Durak: Satın Alma 4.0
Satın Alma Talebinden Ödemeye (P2P)
Satın Alma Talebinden Ödemeye (P2P)

Satın almada P2P, ödeme işlemlerinde ve finansal faaliyetlerde verimlilik ve tasarruf sağlamak için geliştirilmiştir. Teknoloji desteği esastır.