Yapılan iş veya kurum içi ihtiyaçların belirlenmesidir. Bu ihtiyaçlar proje bazlı olabileceği gibi projeden bağımsız da olabilir. Talep edilen malzeme veya hizmetler satın alma birimine iletilerek süreç başlatılmış olur. Bir çok kurumda, talepler belirli bir düzen olması açısından benzersiz bir talep kodu ile takip edilir. Bu kodlama, kullanılan standartlara göre değişmektedir.

Bir standart olarak talep eden, talep ettiği malzeme veya hizmeti net olarak tanımlamalı, gerekli durumlarda da resim, çizim, şartname, spesifikasyon vb. ile desteklemelidir. Satın alma birimi ve tedarikçi arasında oluşabilecek yanlış anlaşılmaların minimize edilmesi açısından bu son derece önemlidir. Günümüzde, özellikle malzeme kalemlerinde çeşitliliğin artması, marka ve modellerin çoğalması neticesinde, tanımlanan malzemenin tarifi önemli bir konudur. Ek olarak talep eden kişinin, talep ettiklerinin kullanım amaçlarını (yerleri) , talep veya malzeme bazında temin tarihleri  ve aciliyetini de belirtmesinde fayda vardır. Tüm birimlerde olduğu gibi satın alma birimlerinde de önceliklendirme önemli bir konu başlığıdır.