Satın Alma Süreçlerinde Teknolojiden Yararlanmak

Neden gelişmiş satın alma teknolojilerine ihtiyacımız var? Hayatın işleyişinin teknolojiyle sürdürüldüğü ve yaşamla bütünleştiği düşünülürse bu sorunun cevabı, gereklilik ve gelişme olarak kısaca verilebilir. Ancak satın alma doğrultusunda sizlere bir cevap verilmek istenirse; başlangıç olarak kaynak bulmadan sözleşmeye  ve devamında da talepten ödemeye doğru uzayan öğelere odaklanarak, şirketlerin veya şirketinizin bütün süreçlerini destekleyen temel işlevleri sağlar. Uçtan uca tedarik süreçlerinin gerçekleştirilmesi sağlanır. En iyi tedarik süreçleri, teknoloji ile yönetilen ve desteklenilenlerdir. Satın almayı elbette sadece tedarik ile de sınırlandırmak doğru olmaz. Müşteri ilişkileri ve satın almayla birlikte gelen kâr analizleri gibi birçok finansal ölçütün belirlenmesinde de teknoloji önemlidir. 

Daha önceleri, işletmeler çoklu sistem ve araçlar içeren dağınık yapıda olan ve entegre bir hâl almamış teknoloji stratejileri uyguluyordu. Muhtemelen kısmi bir zaman diliminde dahi olsa, siz de bu işletmelerin içerisinde yer alıyordunuz. Şimdi ise, kurum içi karmaşıkların azaltılması ve ölçek ekonomilerinden faydalanılması için daha stratejik araçlara odaklanılıyor. 

Tedarik etme eylemi için dijital teknolojilerde ve yöntemlerde tutarlı bir yol izlemeniz gerekir. Daha iyi satın alma ve daha hızlı satın alma kararları almak için teknoloji yazılımları bu konuda destekleyici bir rol oynuyor. Ayrıca yine, akıllı bir satın alma yönetimi, pazarlık etme ve tedarikçilerden satın alma işlemi yaparken kaabiliyetlerin dönüştürülmesi ve geliştirilmesi için dijital yenilikler yararlı olabiliyor. Teknolojiyle birlikte, uçtan uca stratejik satın almalar hızlandırılmış olur. Bir artı daha bulunuyor. Daha geniş bir tedarikçi havuzuna erişmek! Daha geniş bir tedarik havuzuyla birlikte daha şeffaf bilgiler de edinebilirsiniz. Veri analizleri de daha kolay bir şekilde gerçekleşir. Verilerin analizlerini bilgisayar ortamında hızlı bir şekilde gerçekleştirebilir ve doğruluğunu test edebilirsiniz. Veri analizlerinin kolaylaştırılması yine, satın alma için stratejik adımları kuvvetlendirir. Çok fazla çeşitli tedarikçi verisi bulunuyorsa, bu tedarikçi verilerinin tümünü bağlantılarıyla birlikte organizasyon geneline konsolide etme imkânı da yakalanabilir. Talepten ödemeye yani P2P olarak adlandırdığımız teknolojiyle birlikte tedarikçilerle işbirliği güçlenir. Maliyetler beraberinde düşer ve üretkenlik de artar. 

Satın alma süreçlerinde teknolojiden yararlanmak konusunda tasarruf örnekleri verilirse; endirekt ürün ve hizmetlerde, en az %5’lik bir tasarruf (satış&pazarlama) elde edersiniz. Maksimum ise %20’lik (bilgi ve teknoloji ekipmanları ve büro malzemeleri&kağıt) bir tasarruf söz konusudur.
Performans iyileştirmeleri için de satın alma teknolojileri adeta birer ilaç görevi görürler. Geliştirilen yeni sezgisel sistemler (yapay zekalar örnek verilebilir) kullanıcı deneyimlerini gözeterek katma değer yaratmayan işleri otomatikleştiriyor ve performansı arttırıyor. Böylece, verilere gerçek zamana yakın erişimle tedarikçi analizi geliştirmeniz ve daha iyi yönetme imkanınız olur. Eski sistemler, hem hata riski barındırmaları ve maliyetli olmaları sebebiyle negatif dönüşler içerir. Ayrıca, dağınık ve tutarsız mimariler meydana gelir ve başarısız olma riskiniz de otomatik olarak artar. ERP sistemlerini de daha iyi kullanmanız sağlanır. Bütün operasyonlarla entegre olmuş sistemlere sahip olursunuz. En uygun satın alma modelini oluşturmak için de iyi bir çare olarak görebilirsiniz. 

Talepten ödemeye –P2P- süreçleri ERP uygulamalarının yanına, eklenen şirketlerin dijital ortamlarında bu şekilde yer alır. Çoğu organizasyonsa artık P2P’nin de ötesine geçiyor. E-Tedarik, Ödemelerin Otomasyonu ve e-Faturalamala gibi S2P çözümleri kullanıyor. İnovasyon, sürüm yükseltme, işbirliği ve çeviklik gibi fonksiyonları içeren bulut tabanlı sistemlerdir.
Satın alma süreçlerinde teknoloji hususunda karar verilmesi gereken bir diğer etken; işletmeniz için teknoloji yapılarını kendi güvenlik duvarlarınız içerisine mi yoksa bulut tabanlı sistemlere mi kuracağınızdır. Bulut çözümleri, güvenlik ve daha hızlı çözümler için kolaylık sağlar. Birçok sektöre ve endüstriye özel sistemler olması da artı olarak karşımıza çıkıyor. Örneğin; POS, WMS, EAM ve ERP. Geliştirilen S2P gibi teknolojilerse, işletmenizin teknoloji mimarisinin merkezinde yer alarak operasyonlar ve finans segmenti arasında iyi bir entegratör görevi görebilir. En iyi metotların seçimi için de yine teknoloji, satın almanın vazgeçilmezi olacaktır. 

Tedarik süreçlerinizin işleyişini oluştururken, en iyi tedarikçiyi seçerken ve satın alma fonksiyonları için daha verimli çalışma alanları oluştururken ve en önemlisi müşteri ve tedarikçi ilişkilerini en iyi şekilde yönetirken teknoloji, her zaman ben burdayım diyen bir işlev olmuştur.

Canan Şahin

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

İyi Bir Tedarikçi Süreci Yönetimi
İyi Bir Tedarikçi Süreci Yönetimi

İyi bir tedarikçi süreci yönetimi; müşteri memnuniyetini arttırır, lojistik giderlerini azaltır, analizleri kolaylaştırır, talep ve arz dengesini korur.

Tam Zamanında Satın Alma - Just In Time (Sıfır Stok)
Dolaylı Harcama Performansının Ölçülmesi
Satın Almalarda Maliyet Nasıl Düşürülür?