Satınalma Onay Süreçleri Nasıl Olmalı?

Hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursanız olun işletmenizin kuruluşundan itibaren resmi bir onay süreci sizi izleyecektir. Özellikle işletme içerisinde bütçeler, projeler, pazarlama girişimleri, faturalar ve satınalma işlemleri de dâhil olmak üzere birçok olay, onay sürecine tabiidir.

Birçok işletme, bu onay süreçlerinin hızlı bir şekilde ilerlemesi ve belirli bir standart yakalanabilmesi adına bir onay süreci belirler. İşlerin nasıl onaylanması veya reddedilmesi gerektiğine dair bir dizi karar ağacından bahsedilebilir.

Onay süreci nedir?

Bir işletmenin belgelerden, faturalardan, bütçelerden ve satınalma siparişlerinden tutun ki birçok işlem için bir şirketin kurmak istediği yeni bir sürece kadar her şeyin onaylanması (veya reddedilmesi) için kullanılan bir yöntemdir.

Bir onay sürecinin oluşturulması, kurum içinde gerçekleşen iç süreçlerin standartlaştırılabilmesine ve ayrıca güvenilir, tekrarlanabilir bir sisteme olanak tanır. Bu sistem, zamandan tasarruf sağlamanın da anahtarı olacaktır. Onay sürecinde her seferinde aynı şekilde yürütülen bir sistem oluşturmak için iş akış şemaları geliştirebilir veya yazılımlarla bu süreci destekleyebilirsiniz.

Çalışanların belirli adımları takip ettiği manuel bir kayıt sistemi olabilir ancak kâğıt evraklarla uğraşmak biraz can sıkıcı olabilir. Onay için imza taleplerinin beklenmesi ve sürecin uzaması anlamına gelebilir. Onay süreçlerinizi otomatikleştirecek yazılımlar bu noktada daha yararlı olacaktır. Özellikle satınalma faaliyetlerinin önemi kavrandığında daha kıvrak ve verimli hamleler yapabilmek adına satınalma yazılımlarından yararlanabilirsiniz.

Satınalma faaliyetleri, yürütülen projenin ihtiyaçları doğrultusunda bir talep ile başlar. Talep formları ile başlayan süreç, satınalma uzmanının talep edilen ürünleri veya malzemeleri fiyatlandırmasıyla devam eder. Piyasa araştırması yapılarak en uygun maliyet belirlenir. Satınalma uzmanı tarafından tedarikçilerden alınan teklifler değerlendirilerek satınalma sorumlusunun onayına iletilir. Son olarak satınalma yöneticisi veya direktörünün onayından geçer ve en iyi tedarikçi ile anlaşma yapılır. Onay süreçlerinin sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde yürümesi, satınalma işlemlerinin aksamaması açısından önemlidir. İletişim kopukluklarının engellenmesi ve zamanın verimli kullanılması gereklidir.

Onay sürecinin manuel olarak ilerlemesi; eksik ödemelerin yapılmasına, tek tip dokümanların olmamasına, malların gecikmeli teslimine ve kötü doküman yönetimine sebebiyet verebilir. Bir arşiv düzeni de yok ise o zaman geçmiş dönemlerin karşılaştırmasını yapabileceğiniz evraklara ulaşmak da zor olabilir. Manuel işlemlerin şeffaflığı da sorgulanabilir. Sürecin ilerleyişinde çalışanların duyarlı davranmamasına sebebiyet verebilir. Günümüzde birçok işletmenin satın alma onay süreçlerini otomatikleştirmek için teknolojiden yararlandığı söylenebilir. Otomatik olarak gerçekleştirilebilen onay işlemleri ve iş akışları, daha koordine çalışmalar gerçekleştirmeyi de sağlamıştır.  Zaman tasarrufu, verimlilik ve süreçlerin standartlaştırılması bunu izleyen faydalardır. 

Satınalmada Onay Süreçlerini Otomatikleştirmek

Otomatikleştirilen bir sistemde kullandığınız yazılım aracılığıyla;

• Talep işleminin eklenmesinin ardından talep durumunu görebilirsiniz.

• Onay ekranında talebi gönderen kullanıcı bilgilerini ve tarih bilgisini görebilirsiniz.

• Onay durumunu gözlemleyebilirsiniz.

• Onay ekranından onaya gönder işlemi aracılığıyla yetkili kişilere onay için gönderebilir veya yetkili kişi siz iseniz talebi onaylayabilirsiniz.

Yetkilendirme sistemlerinin olması, onay süreçlerinizi yönetme konusunda size esneklik sağlar. Tüm birimlerin ihtiyaçlarını tek bir merkezden kontrol edebiliyor olmanız diğer artılar arasında yer alır.

Manuel sistemlerde taleplerinizin beklemesi, gecikmesi veya gözden kaçması gibi problemler ile karşılaşılabiliyor iken otomatikleşen sistemlerde bunun önüne geçilebilir.

Acil talepler için uyarılar ve düzenlemeler gerçekleştirilebilir. Onay sürecinde daha hızlı değerlendirme yapabilmek için tedarikçilerden online olarak teklif alabilirsiniz.

Karşılaştırma yapma için geliştirilen sistem ile ödeme süresi, ödeme türü ve fiyat bakımından birçok detayı kıyaslayabilirsiniz. Böylece onay işlemlerinin süresini kısaltabilirsiniz.

Siparişlerle ilgili durumu gözlemleyebilirsiniz ve onay bekleyen siparişleri inceleyebilirsiniz. Böylece yöneticiniz tarafından onaylanmamış veya onay bekleyen sipariş işlemlerinin hızlandırılmasını sağlayabilirsiniz.

Onaylanan siparişleri de yine tek ekran üzerinden görebilirsiniz. Tüm bu süreçleri tek bir yazılım üzerinden kolayca yönetebilirsiniz.

Onay süreçlerini otomatikleştirmek için YoneTeam Yazılımlarını tercih edebilirsiniz.