Satınalmada İş Akışı Nasıl Olmalıdır?

 

Satınalma, 360 derecelik bir süreçten oluşmaktadır. Her bir işlem veya birim birbirini destekleyici niteliktedir. Tekrar eden bir döngüden bahsedilebilir. Sürecin sağlıklı bir şekilde ve sistematik bir şekilde ilerleyebilmesi için işletmelerin bir iş akışına sahip olması gereklidir. Belirlenen iş akışı hem satınalma faaliyetlerinin kontrolünü kolaylaştıracak hem de verimlilik ve zaman tasarrufu gibi durumlarda size avantaj sağlayacaktır.  Birbiriyle entegre ve koordine sistemlerden oluşan satınalmada iş akışı nasıl olmalıdır? Potansiyeli en üst düzeye çıkarmak için iş akışınızın iyi bir şekilde planlanmış olması gerekir. Satınalmaların işletmelerin kârı üzerinde doğrudan etkisi var ise (örneğin; inşaat firmaları) iş akışı daha zorunlu bir hâle gelmektedir. Eskiyen iş akışları, zaman açısından ve para açısından kayıplara yol açacaktır. Dijital dönüşümün işletmeler üzerindeki etkisi düşünüldüğünde, iş akışlarının kağıt formlar üzerinden elektronik tablolara ve çevrimiçi formlara geçtiğini söylemek yanlış olmayacaktır. Tüm bu dijital furyaya rağmen, satın alma uzmanlarının hala e-postalar ve Excel tablolarıyla zaman harcadığını görebilirsiniz. 

Modası geçmiş satınalma uygulamaları, büyük resme odaklanmanızı zorlaştıracaktır. İletişim problemlerinin ortaya çıkabileceği gibi kontrol mekanizmasının da zayıflamasına sebep olabilir. Bu durumda, hatalı harcamalarınız ve finansal yükünüz artış gösterebilir. Tüm bu sürecin kontrolünü kolaylaştırmak ve daha pratik ve takip edilebilir iş akış şemaları oluşturabilmek için satınalma otomasyonunu keşfetmeniz gerekecektir. Satınalmada iş akışı nedir? Satınalma iş akışları, bir satınalma veya ödeme sürecindeki öngörülebilir ve tekrarlanan görevler olarak tanımlanabilir. Satınalmada iş akışı için temel 5 süreç; talep yönetimi, teklif yönetimi, sipariş yönetimi, teslimat yönetimi ve depo yönetimi etrafında şekillenir. 

Satınalmada İş Akışında Bulanan 5 Süreç 

İş akışı, bir yazılım aracılığıyla otomatikleştirildiğinde size sadece gerekli formları doldurmak ve veri tabanında biriken bilgileri analiz etmek kalacaktır. İş akışlarını oluştururken ideal bir satınalma yazılımı kullanmak işinizi kolaylaştıracaktır. Dijital olarak oluşturabileceğiniz iş akışları, hazır şablonlar halinde size sunulabilir. Kullanacağınız şablonlar, işinizi standartlaştırmanın ve uyumluluğu yakalamanın ilk adımı olabilir. Sürükle bırak ve basit tıklama işlemleri ile kural tabanlı çalışan iş akışları oluşturabilirsiniz. İş akışlarını ihtiyacınıza göre şekillendirebilir ve özel formüller oluşturabilirsiniz. Bir sonraki adımda işletmenizdeki birimler ve personeller için görev izinleri ve eylemler oluşturabilirsiniz. İş akışınızı bu birkaç adımda oluşturduktan sonra bir deneme çalıştırması yaparak test edebilirsiniz. Böylece iş akışınızda iyileştirmeler yapabilir ve daha iyi bir akış şeması oluşturabilirsiniz. Bu adımların her birini gerçekleştirirken 5 adet süreç gözlemlenecektir. 

Talep Yönetimi: Bu süreçlerden ilkini kapsamaktadır. Yetkilendirmeler ve yetki seviyeleri oluşturmak için talep yönetimini kullanabilir ve iş akış şemalarınızı bu süreç ile destekleyebilirsiniz. Taleplerinizin aciliyetleri doğrultusunda önceliklendirme yapabilirsiniz. Şirket departmanları arasında uyumu sağlayabilirsiniz.

Teklif Yönetimi: Gelen talepler için kişilere atama yapabileceğiniz alandır. Teklifleri kolayca karşılaştırmanızı sağlayarak tekliflerin değerlendirmesini hızlandırabilirsiniz. 

Sipariş Yönetimi: Onaylanan teklifleri görebileceğiniz ve yönetebileceğiniz bu alan iş akışının önemli parçalarındandır. Siparişlerle ilgili son durumu buradan izleyebilir ve iş akışının sorunsuz ilerlediğinden emin olabilirsiniz.

Teslimat Yönetimi: Teslimat ile ilgili süreçlerin yönetimini kapsar. Teslim aldığınız ürünleri kayıt altına almanızı ve deponuza tanımlamanızı sağlar. Sisteme kayıt yapmanıza olanak tanır. 

Depo Yönetimi: Depolama işlemlerine ilişkin girişlerin yapıldığı süreçtir. Sistem üzerinden depodan – depoya aktarım yaparak kolayca transfer işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Belgeler arasında kaybolmadan kontrolü sağlayabilirsiniz. 

Tüm bu işlemlerin yer aldığı bir iş akış şeması tek başına yeterli olmayacaktır. Otomatikleştirilmiş satınalma yazılımı olan YoneTeam, satınalma işlemlerini tek bir yazılım üzerinden kontrol etmenizi ve bunu iş akış şemaları ile desteklemenizi sağlar.

 

E-bültenlerimize üye olarak bizden ve sektördeki gelişmelerden haberdar olabilirsiniz.

Diğer Başlıklar

Satınalma Çeşitleri Nelerdir?
Satınalma Performans Ölçütleri Nelerdir?
Satınalma Denetimi Nedir? Nasıl Yapılır?
Genel Satın Alma İlkeleri Nelerdir?
Genel Satın Alma İlkeleri Nelerdir?

Genel satın alma ilkelerinin belirlenmesi, satın alma ve denetleme sürecinin daha sağlıklı ilerlemesinde yardımcı olacak satınalma ipuçlarındandır.